Revisión semanal
La Revisión semanal es el arma secreta de GTD. Mantiene tu sistema fiable y actualizado.
«Si no tienes la disciplina de realizar una Revisión semanal, sencillamente dejarás de confiar en tu sistema al cabo de un par de días». — David Allen
Entre una revisión y la siguiente, tus listas y la realidad se distancian: el trabajo se termina, las prioridades cambian y llegan nuevos compromisos. La Revisión semanal es el momento de cerrar esa brecha, y es lo que te permite dejar de repasarlo todo mentalmente. Si la haces bien, terminas sabiendo tanto qué hacer a continuación como qué puedes ignorar con tranquilidad.
¿Por qué hacer una Revisión semanal?
Sin una revisión periódica:
- Las listas quedan desactualizadas
- La confianza se deteriora
- Los elementos capturados se acumulan
- Los proyectos se estancan
- Vuelve el estrés
Con una revisión semanal:
- El sistema se mantiene actualizado
- La mente se mantiene despejada
- Nada queda olvidado
- Actúas con confianza
Cuándo hacer la revisión
Programación: a la misma hora y el mismo día cada semana Momentos habituales:
- Viernes por la tarde (terminar la semana laboral con todo en orden)
- Sábado/domingo por la mañana (empezar de cero)
Duración: 30-90 minutos
Consejo: Puedes configurar un recordatorio recurrente para tu Revisión semanal en Ajustes → Notificaciones. Úsalo para proteger el tiempo de tu revisión.
El asistente de revisión de Mindwtr
Mindwtr ofrece una revisión semanal guiada. Accede a ella desde:
- Escritorio: Revisión semanal en la barra lateral
- Móvil: pestaña Revisión o menú lateral
Paso 1: Procesar la Bandeja de entrada
Objetivo: Bandeja de entrada a cero
Revisa cada elemento de la bandeja de entrada:
- ¿Es accionable?
- ¿Cuál es la próxima acción?
- Aclara y organiza
En Mindwtr:
- Consulta el número de elementos de tu bandeja de entrada
- Procesa los elementos mediante el flujo de aclaración
- Usa la acción Procesar bandeja de entrada desde el paso de revisión y vuelve después a la revisión cuando la bandeja esté vacía
- Si tu bandeja de entrada está vacía pero tu cabeza no, usa Barrido mental desde la revisión para capturar pensamientos sueltos antes de continuar
- La revisión semanal en el móvil también muestra una sugerencia de Barrido mental en el flujo de revisión, para que puedas iniciar una sesión de captura guiada antes de salir del paso Aclarar
- Vacía por completo la bandeja de entrada
Paso 2: Elementos estancados
Detecta lo que se está quedando atrás:
- Próximas acciones y elementos en espera sin tocar durante más de 14 días
- Proyectos activos sin actividad reciente
En Mindwtr:
- La revisión te muestra estos elementos sin necesidad de fechas de revisión
- Los elementos que aplazaste a propósito no se consideran estancados: una tarea o un proyecto con una fecha de revisión futura (o una tarea con una fecha de inicio futura) se deja en paz hasta que llegue esa fecha
- Actualiza o completa cada elemento, o déjalo ir (muévelo a Algún día, archívalo o elimínalo)
- El paso se omite cuando nada se ha quedado estancado
- Si la revisión con IA está activada, las sugerencias de la IA aparecen en este paso (consulta más abajo)
Paso 3: Revisar el calendario
Mira los 14 días anteriores:
- ¿Se te escapó algo?
- ¿Alguna cita completada necesita seguimiento?
- Captura las nuevas acciones que hayan surgido
Mira los 14 días siguientes:
- ¿Qué se aproxima?
- ¿Qué preparación hace falta?
- Captura cualquier tarea nueva
En Mindwtr:
- Revisa la vista Calendario
- Comprueba los eventos pasados y próximos
- Añade las acciones necesarias
Paso 4: En espera
Revisa los elementos delegados:
- ¿Has recibido aquello que esperabas?
- ¿Necesitas enviar un recordatorio?
- Actualiza las notas con el estado más reciente
En Mindwtr:
- Consulta todas las tareas en espera
- Haz seguimiento de los elementos estancados
- Mueve los elementos completados a Hechas
- Los elementos con una fecha de revisión futura permanecen en un grupo contraído «Aún no vence». Asigna una fecha de revisión a una espera larga (reservas que se abren en otoño, una respuesta prevista para el próximo trimestre) y permanecerá apartada hasta entonces; si todo está aplazado, se omite el paso
Paso 5: Revisar proyectos
Para cada proyecto activo:
- ¿Tiene al menos una próxima acción?
- ¿Sigue siendo pertinente?
- ¿Se ha completado?
En Mindwtr:
- Consulta los proyectos con/sin próximas acciones
- Añade próximas acciones donde falten. El campo Añadir tarea acepta la sintaxis de adición rápida completa (
@context,#tag,%person,/waiting,/due:…), y Guardar y editar crea la tarea y la abre en el editor sin salir de la revisión - Marca los proyectos completados como Hechos
Paso 6: Algún día/Quizá
Revisa los elementos en incubación:
- ¿Quieres activar alguno?
- ¿Deberías eliminar alguno?
- ¿Sigue siendo pertinente alguno?
En Mindwtr:
- Explora la lista Algún día/Quizá
- Convierte elementos en Próximas acciones
- Archiva o elimina los elementos estancados
- Igual que en En espera, los elementos con una fecha de revisión futura esperan en un grupo contraído «Aún no vence» hasta que llegue su fecha
Completar
Ya estás preparado para la semana que viene:
- Todas las bandejas de entrada están vacías
- El calendario está revisado
- Los proyectos tienen próximas acciones
- Las listas están actualizadas
La pantalla final muestra un resumen breve del estado del sistema: si tu Bandeja de entrada está vacía, si todos los proyectos activos tienen una próxima acción y cuántos elementos En espera llevan más de dos semanas sin tocar. Cada línea refleja las mismas reglas que usan los pasos de la revisión, y las líneas sin nada que comunicar permanecen ocultas.
Revisión opcional con IA
Si está activada, Mindwtr puede analizar los elementos estancados del Paso 2 y sugerir:
- Mover a Algún día/Quizá
- Archivar
- Desglosar
- Conservar
Siempre eliges qué sugerencias aplicar.
Lista de comprobación detallada de la revisión
Aclarar
- [ ] Recopilar papeles y materiales sueltos
- [ ] Procesar la bandeja de entrada física
- [ ] Procesar la bandeja de entrada del correo electrónico
- [ ] Procesar notas y mensajes de voz
- [ ] Vaciar la cabeza (capturar cualquier pensamiento pendiente)
Actualizar
- [ ] Revisar las listas de acciones (marcar las completadas, añadir nuevas)
- [ ] Revisar el calendario anterior (capturar seguimientos)
- [ ] Revisar el calendario próximo (prepararse, capturar acciones)
- [ ] Revisar la lista En espera (hacer seguimiento, actualizar)
- [ ] Revisar proyectos (asegurarse de que cada uno tenga una próxima acción)
- [ ] Revisar Algún día/Quizá (activar o eliminar)
Ser creativo
- [ ] Revisar los objetivos y la visión
- [ ] ¿Hay nuevas ideas o iniciativas?
- [ ] ¿Qué haría que la próxima semana fuera estupenda?
Dividir la revisión
Si 90 minutos te parecen demasiado, divídela en dos sesiones:
Sesión 1: Aclarar (viernes, 45-60 min)
- Recopilarlo todo
- Procesar las bandejas de entrada hasta dejarlas a cero
Sesión 2: Actualizar y ser creativo (fin de semana, 45-60 min)
- Revisar todas las listas
- Actualizar los proyectos
- Mirar hacia adelante
Consejos para mantener revisiones constantes
Entorno
- La misma hora cada semana
- La misma ubicación
- Reducir al mínimo las distracciones
- Considerar poner música de fondo
Conviértelo en un ritual
- Empezar con té o café
- Usar una lista de comprobación
- Celebrar que has terminado
Cuando te saltas una revisión
Si te saltas una semana:
- No te castigues
- Haz una revisión más breve para ponerte al día
- Retoma la programación habitual
Errores habituales en la revisión
- Saltarse la revisión: los sistemas fallan rápidamente sin ella
- Limitarse a revisar las listas: hay que procesar y actualizar de verdad
- Hacerla con prisas: dedícale el tiempo adecuado
- No capturar: anota los nuevos elementos que descubras
- Ignorar los elementos atascados: aborda o elimina las tareas estancadas