Flujo de trabajo GTD en Mindwtr

Esta guía muestra cómo implementar la metodología GTD usando las funciones de Mindwtr.

¿Prefieres ver el método en acción? Mira el recorrido narrado de GTD y los demás vídeos de la videoteca.

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Resumen

Mindwtr se corresponde directamente con los conceptos de GTD:

Concepto de GTD	Función de Mindwtr
Bandeja de entrada	Vista Bandeja de entrada
Aclarar	Asistente de procesamiento
Próximas acciones	Vista Enfoque para las acciones disponibles; Contextos/Proyectos/Búsqueda para el inventario completo
Proyectos	Vista Proyectos
En espera	Vista En espera (estado: waiting)
Algún día/Quizá	Vista Algún día/Quizá (estado: someday)
Calendario	Vista Calendario (tareas con fechas límite)
Revisión semanal	Asistente de revisión

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Patrones

Usa estos patrones para mantener el sistema ligero:

• Escribe las próximas acciones como pasos físicos visibles: «Llamar al seguro» es mejor que «Encargarse del seguro».
• Guarda el material de apoyo de los proyectos en las notas del proyecto. No llenes Enfoque con acciones futuras que todavía no se pueden realizar.
• Divide las tareas grandes en partes o bloques de tiempo, como «Dedicar 30 minutos a ordenar fotos».
• Usa contextos para herramientas, lugares, energía y personas: @phone, @errands, #focused, @Alex.
• Pon el trabajo delegado en En espera con una fecha de seguimiento o un contexto de persona.
• Reserva el calendario para el panorama rígido: citas, fechas límite y compromisos ligados a una hora concreta.
• Durante la Revisión semanal, convierte las futuras notas de proyecto en próximas acciones reales cuando estén disponibles.
• Elige una próxima acción por proyecto para un sistema sencillo, o varias solo cuando sean verdaderamente paralelas.

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1. Capturar (Bandeja de entrada)

La Bandeja de entrada reúne elementos de todas las áreas, incluidos los que aún no tienen área. En escritorio y móvil, el filtro de áreas no limita su lista, contador ni Procesar bandeja de entrada. Puedes dejar Trabajo seleccionado y procesar una nueva captura sin área. Asigna un área cuando te ayude a organizar el elemento; no hace falta para capturarlo.

Captura rápida

• Escritorio: escribe en el campo de entrada inferior o usa el atajo a cuando la aplicación tenga el foco. o también abre la creación de tareas.
• Móvil: toca el campo de entrada en la pestaña Bandeja de entrada
• Barrido mental: usa indicaciones guiadas cuando necesites recopilar asuntos pendientes del trabajo, el hogar, las personas, los recados y las ideas para algún día.

Sintaxis de adición rápida

Captura inmediatamente con contexto:

Llamar al fontanero @phone @home
Comprar alimentos @errands /due:saturday
Investigar un tema #focused +WorkProject
Ordenar recibos /energy:low

La regla

Captúralo todo. No filtres, juzgues ni organices. Sácalo de tu cabeza.

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2. Aclarar (Asistente de procesamiento)

Iniciar el proceso

• Escritorio: haz clic en el botón "Procesar bandeja de entrada"
• Móvil: toca el botón "Procesar bandeja de entrada"

Afinar el título

El título sigue siendo editable en cada paso del asistente y admite la misma sintaxis de adición rápida que la captura:

• @context, #tag, !Area, +Existing Project, %Person
• /energy:, /priority:, /start:, /due:, /review:, /note:, /link:

Los contextos y las etiquetas que escribas se suman a los que ya elegiste; nunca los sustituyen. Un comando de estado como /waiting se ignora al aclarar: el estado lo decide el destino que elijas en el flujo de trabajo. Un +Name que no coincida con ningún proyecto existente se queda en el título; aclarar nunca crea un proyecto a partir de un comando.

En escritorio el cursor empieza en el título al abrir cada elemento, colocado al final del texto, para que tu primera pulsación afine la captura en lugar de sustituirla.

Al procesar un elemento en escritorio o móvil, verás en Tareas similares hasta tres tareas existentes con títulos iguales o con muchas palabras en común, incluidas las completadas y archivadas. Puedes consultar sus títulos y estados antes de decidir qué hacer con el elemento actual. La indicación funciona sin conexión y con la IA desactivada, y deja tus tareas sin cambios.

El flujo de trabajo

flowchart TD
    A[Elemento de la Bandeja de entrada] --> B{¿Es accionable?}
    B -->|No| C{¿Qué es?}
    C -->|Papelera| D[Eliminar]
    C -->|Idea futura| E[Algún día/Quizá]
    C -->|Referencia| F[Añadir a las notas]
    C -->|Todavía no| N[Incubar hasta una fecha → vuelve a esta fase]
    B -->|Sí| P{¿Más de un paso?}
    B -->|Sí, pero no todavía| S[Empezar más tarde → fecha de inicio, Próximas acciones]
    P -->|Sí| Q[Convertirlo en proyecto → nómbralo y define su primera acción]
    P -->|No| G{¿Menos de 2 min?}
    G -->|Sí| H[Hacerlo ahora → Hecha]
    G -->|No| I{¿Quién debería hacerlo?}
    I -->|Lo haré yo| J[Añadir contextos → Próximas acciones]
    I -->|Delegar| K[Añadir nota → En espera]

Puntos de decisión

¿Es accionable?

• No → Eliminar, añadir como referencia, mover a Algún día/Quizá o Incubar: elige una fecha y el elemento vuelve a esta fase para que decidas de nuevo
• Sí → Continuar, o Empezar más tarde para dar una fecha de inicio a una acción que ya has decidido y archivarla en Próximas acciones

¿Algún día/Tal vez, Más tarde o Incubar? Las tres opciones apartan un elemento, pero de forma distinta:

• Algún día/Tal vez: aparcado sin fecha. Lo vuelves a ver en la lista Algún día/Tal vez o en la revisión semanal.
• Más tarde: sigue siendo una próxima acción, solo que oculta hasta su fecha de inicio. Ese día aparece sola en Foco y Próximas acciones.
• Incubar: Algún día/Tal vez más una fecha de revisión. Ese día el elemento vuelve a esta pasada de aclaración, marcado como Volver a aclarar, para que decidas de nuevo. Se queda en Algún día/Tal vez hasta entonces; nunca vuelve a la Bandeja de entrada.

¿Requiere más de un paso?

• Sí → Convierte la captura en un proyecto: ponle un nombre y define su próxima acción. Añade tantas acciones posteriores como necesites. Volverán a la Bandeja de entrada con el proyecto ya asociado, de modo que cada una tenga su propia fase de aclaración
• No → Continuar como una única acción

¿Tardará menos de 2 minutos?

• Sí → Hazlo inmediatamente y marca como Hecha
• No → Continuar

¿Quién debería hacerlo?

• Lo haré yo → Seleccionar contextos y mover a Próximas acciones
• Delegar → Añadir una nota de espera y mover a En espera

¿Asignar un proyecto? (Opcional)

• Vincula las tareas relacionadas a un proyecto

Cuando eliges Referencia, el mismo paso ofrece los selectores de Área y Proyecto, así que la nota queda archivada donde corresponde sin una segunda edición. Si eliges un proyecto, el selector de área desaparece, porque el proyecto ya decide dónde vive la nota.

Referencia también aparece en el menú de estado de cada fila de tarea y en el editor de tareas, de modo que una tarea puede convertirse en nota de referencia en cualquier momento, no solo mientras procesas la bandeja de entrada.

Ejemplo práctico: un recado de dos pasos

Llega un aviso de revisión de seguridad para tu coche. Capturas Aviso de revisión del coche y el elemento aparece en la Bandeja de entrada. Resolverlo implica dos acciones — llamar al concesionario y después llevar el coche —, así que al procesarlo se convierte en un proyecto en lugar de una sola tarea. Pulsa Procesar Bandeja y luego:

1. La primera pantalla es Concreta la tarea. Reformula la captura si es vaga y pulsa Siguiente.
2. ¿Es accionable? Pulsa Sí, es accionable.
3. ¿Requiere más de un paso? Pulsa Sí, convertir en proyecto.
4. Nombra el proyecto — Revisión de seguridad del coche — y escribe la primera acción real en Siguiente acción: Llamar al concesionario para pedir cita.
5. Pulsa Añadir otra acción y escribe el paso siguiente: Llevar el coche a la revisión.
6. Pulsa Crear proyecto y añadir una siguiente acción.

Mindwtr crea el proyecto, convierte tu captura en su primera siguiente acción y devuelve el paso posterior a la Bandeja de entrada con el proyecto ya asignado, para que lo aclares por separado — incluida la fecha de la cita cuando la tengas. El procesamiento continúa con el siguiente elemento. Si un paso posterior aún no se puede concretar hoy, déjalo fuera y captúralo después de la llamada; el proyecto mantiene visible el resultado hasta que no quede nada por hacer.

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3. Organizar

Estados de las tareas

Estado	Significado	Vista
inbox	Aún no procesada	Bandeja de entrada
next	Lista para hacer a continuación	Enfoque
waiting	Delegada/bloqueada	En espera
someday	Futura/quizá	Algún día/Quizá
done	Completada recientemente	Hechas
archived	Completada y archivada	Archivadas

Hechas y Archivadas son estados cerrados, pero cumplen funciones distintas:

• Hechas es el registro de finalizaciones recientes. Úsalo para las tareas que quizá quieras ver durante la revisión diaria o semanal.
• Archivadas es el historial guardado. Las tareas archivadas se ocultan de las listas de tareas normales, pero siguen disponibles en la vista Archivadas para buscar, restaurar o eliminar permanentemente. La vista Archivadas también muestra los proyectos archivados tras un selector Tareas | Proyectos, donde se pueden restaurar o eliminar.
• Archivado automático puede mover tareas de Hechas a Archivadas después de un número determinado de días. Configúralo como Nunca si quieres que Hechas conserve todas las tareas completadas indefinidamente.

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Secciones de Algún día/Quizá

Usa secciones con nombre para dividir una lista larga de Algún día/Quizá en temas como Viajes, Libros o Casa. Crea una sección al asignar una tarea, o gestiona los nombres y el orden en Ajustes → Gestionar → Secciones de Algún día. La primera sección activa la agrupación; las decisiones posteriores se conservan. Eliminar o renombrar una sección no elimina sus tareas, y las asignaciones se sincronizan con los dispositivos compatibles.

En móvil, Nueva sección… aparece junto a los contadores de Algún día/Quizá. En Algún día/Quizá y En espera, tanto en escritorio como en móvil, pulsa el encabezado Proyectos para contraer o expandir la lista; el contador sigue visible. El filtro de áreas existente también filtra estos proyectos. Contraer solo cambia la vista actual, no el estado de los proyectos ni los datos sincronizados.

Contextos y etiquetas

Añade contextos para filtrar según dónde puedas realizar las tareas:

Contextos de ubicación (@):

• @home, @work, @errands, @anywhere
• @computer, @phone, @agendas

Etiquetas (#):

• #focused: Trabajo profundo
• #lowenergy: Tareas sencillas
• #creative: Lluvia de ideas
• #routine: Tareas repetitivas

Personas

Usa Personas para el trabajo delegado o centrado en personas. La persona asignada a una tarea alimenta las listas En espera, las sugerencias y la búsqueda assigned:; el gestor de Personas te permite conservar nombres, notas y enlaces de referencia reutilizables sin convertir a cada persona en una etiqueta de contexto. Eliminar una persona conserva sus tareas y borra la asignación en lugar de eliminar el trabajo.

Crea Personas desde el campo Asignado a o en Ajustes -> Gestionar -> Personas. Crea Áreas desde el selector Área o en Ajustes -> Gestionar -> Áreas. Consulta Áreas y personas para conocer las rutas exactas.

Proyectos

Crea proyectos para resultados que requieren varios pasos:

1. Ve a la vista Proyectos
2. Añade un proyecto nuevo con un nombre y, opcionalmente, elige su Área directamente en el formulario de creación (de forma predeterminada, usa el Área por la que estás filtrando)
3. Añade tareas al proyecto
4. (Opcional) Crea Secciones para agrupar las tareas por fase o resultado parcial
5. Alterna entre el modo Secuencial y Paralelo:
   • Secuencial: solo la primera tarea aparece en la vista Enfoque
   • Paralelo: todas las tareas aparecen en la vista Enfoque

Eliminar un proyecto o un área conserva sus tareas. Mindwtr desvincula ese trabajo y lo deja sin asignar en lugar de eliminarlo en cascada.

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Secciones de proyectos

Las Secciones de proyectos son subdivisiones dentro de un único proyecto. Úsalas cuando un proyecto tenga fases, hitos o líneas de trabajo naturales y una lista plana de tareas resulte difícil de revisar.

Ejemplo: Lanzar el sitio web puede tener secciones como Diseño, Desarrollo y Contenido. No son proyectos separados ni subtareas. Son encabezados organizativos dentro de un único resultado de proyecto.

El campo Sección del proyecto de una tarea asigna esa tarea a una de las secciones de su proyecto. Solo resulta útil después de que la tarea pertenezca a un proyecto que tenga secciones. Para las tareas sin asignar o los proyectos sin secciones, deja el campo vacío.

Los proyectos secuenciales pueden usar un ámbito para todo el proyecto o un ámbito por sección. Usa el ámbito por sección cuando un proyecto tenga fases o líneas de trabajo independientes: Mindwtr muestra la primera tarea disponible de cada sección en lugar de bloquear todo el proyecto detrás de una única tarea. Con el ámbito por sección, al completar la última próxima acción de una sección, Mindwtr pregunta «¿Cuál es la próxima acción?» para esa sección, igual que tras la última acción del proyecto completo.

Este aviso también ofrece Guardar y editar. Guarda la tarea de seguimiento y abre el editor para que añadas fechas, asignes una prioridad opcional o cambies el estado a Bandeja. Por defecto, la nueva tarea es una siguiente acción en el mismo proyecto y sección; los comandos explícitos de captura rápida siguen aplicándose. Añadir siguiente acción conserva el guardado rápido actual.

Secuencial → Entre secciones sigue el orden manual que muestra la ordenación Predeterminada: primero las secciones y después las tareas de cada sección, con Sin sección al final. Mover una sección o tarea cambia la secuencia. Ordenar la vista por título, prioridad o fecha no la cambia. Dentro de las secciones sigue seleccionando una tarea por sección; se mantienen las excepciones existentes para tareas destacadas, vencimientos y fechas de revisión.

Fechas límite y recordatorios

• Establece una fecha límite para los plazos
• Establece una fecha de inicio para indicar cuándo comenzar
• Establece una fecha de revisión (recordatorio) para las comprobaciones periódicas

En las tareas con hora de vencimiento, configura Repetir recordatorio a los 5, 10, 15, 30 o 60 minutos. En las tareas con hora de inicio o fecha de vencimiento, Omitir recordatorios desactiva los recordatorios de inicio y vencimiento sin quitar la tarea de Foco ni de otras listas.

Fechas frente a estado

Mindwtr mantiene separados el estado y las fechas de las tareas. El estado es la fase de GTD que eliges, como inbox, next, waiting o someday. Las fechas controlan cuándo y por qué aparece una tarea; la llegada de una fecha nunca cambia por sí sola el estado de una tarea.

Hay un atajo deliberado al editar: asignar una fecha de inicio a un elemento de la Bandeja de entrada cuenta como aclararlo —has decidido cuándo puedes actuar sobre él—, por lo que Mindwtr lo mueve a next en cuanto estableces la fecha, igual que al destacar un elemento de la Bandeja de entrada. Si eliges un estado en la misma edición, prevalece tu elección, y las tareas someday o waiting siempre conservan su estado cuando les asignas una fecha: un elemento con fecha de algún día es un recordatorio y un elemento en espera con fecha es un recordatorio de seguimiento.

• La fecha de inicio es una barrera de aplazamiento/disponibilidad. De forma predeterminada, un inicio futuro oculta la tarea de Enfoque. Cuando llega la fecha, la tarea vuelve a aparecer con el estado que ya tenía. Si el inicio tiene una hora concreta, las próximas acciones mantienen la tarea oculta hasta esa hora: una tarea que puede empezar a las 17:00 no estorba en la lista de la mañana; la sección Hoy sí la muestra, ordenada por hora. Los inicios de otro día dentro de los próximos 7 días se siguen previsualizando en la sección Próximas de Enfoque, de modo que un aplazamiento nunca llega sin avisar.
• La fecha de revisión es un recordatorio. Cuando llega la fecha, Mindwtr muestra la tarea donde la vista admite elementos cuya revisión ha vencido para que puedas reconsiderarla; nada cambia hasta que tú lo decidas.
• La fecha límite es un plazo. A medida que se acerca o pasa, Mindwtr resalta el plazo de la tarea mediante la visualización, los recordatorios y la presión de ordenación; el estado no cambia.

Algunas acciones de procesamiento establecen a la vez el estado y las fechas: elegir Más tarde al procesar la Bandeja de entrada mueve el elemento a next y establece una fecha de inicio, y establecer directamente una fecha de inicio en un elemento de la Bandeja de entrada hace lo mismo. Después de eso, las fechas solo controlan la visibilidad; nunca vuelven a cambiar el estado.

Planificado pero aún no accionable

Hay trabajo con el que ya te has comprometido y que, sin embargo, todavía no puede empezar. Mindwtr no le da un estado propio, y es algo deliberado: «todavía no» es un hecho sobre la secuencia o el momento, no otro estado de GTD.

Si la tarea espera a pasos anteriores del mismo proyecto, déjala en next y pon el proyecto en modo Secuencial. Solo la primera tarea abierta llega a Enfoque y a las próximas acciones; el resto permanece en la vista del proyecto con la marca Más adelante en la secuencia, de modo que toda la cadena queda registrada sin saturar tus listas de acciones. Cuando un proyecto tiene fases independientes, el ámbito de sección hace lo mismo en cada una.

Si en cambio la tarea espera a una fecha, asígnale una fecha de inicio. Se mantendrá fuera de Enfoque y de las próximas acciones hasta ese día y luego reaparecerá con el estado que ya tenía: eso es disponibilidad, no un plazo; añade una fecha límite solo cuando el trabajo tenga uno de verdad. Reserva los estados vecinos para lo que de verdad significan: someday es trabajo con el que no te has comprometido y waiting es trabajo bloqueado por otra persona.

Tiempo de antelación relativo para el inicio

Usa Tiempo de antelación para el inicio cuando la fecha de inicio deba permanecer vinculada a la fecha límite. Por ejemplo, una tarea que vence el viernes puede comenzar dos días antes de la fecha límite, o una tarea que vence a las 5:00 p. m. puede comenzar tres horas antes. Un tiempo de antelación de 0 significa que la tarea comienza el propio día de la fecha límite, lo cual resulta apropiado para tareas recurrentes que no deberían aparecer hasta el día en que vencen.

Cuando una tarea tiene una fecha límite y un tiempo de antelación para el inicio, Mindwtr trata el desplazamiento como fuente de verdad. Mover la fecha límite recalcula la fecha de inicio con el mismo desplazamiento, y las tareas recurrentes conservan el mismo tiempo de antelación cuando se genera la siguiente instancia.

Usa en su lugar una fecha de inicio fija cuando el trabajo deba comenzar en una fecha concreta del calendario independientemente de cuándo se mueva el plazo.

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4. Reflexionar (Revisión semanal)

Iniciar la revisión

• Escritorio: ve a Revisión semanal en la barra lateral
• Móvil: toca la pestaña Revisión en la barra inferior

Los pasos

1. Procesar la Bandeja de entrada

   • Aclara todos los elementos de la bandeja de entrada
   • Objetivo: Bandeja de entrada a cero
   • Usa la acción Procesar bandeja de entrada de la revisión para ejecutar el flujo de aclaración normal desde la Revisión semanal

2. Revisar el calendario

   • Mira las 2 semanas anteriores en busca de seguimientos omitidos
   • Mira las 2 semanas siguientes para detectar necesidades de preparación

3. En espera

   • Revisa los elementos delegados
   • Envía recordatorios si es necesario

4. Revisar proyectos

   • Asegúrate de que cada proyecto tenga una próxima acción
   • Marca los proyectos completados como hechos

5. Algún día/Quizá

   • Revisa las ideas en incubación
   • Activa o elimina elementos

Práctica recomendada

Reserva entre 30 y 90 minutos cada semana, a la misma hora y en el mismo lugar.

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Ejecutar

Elegir en qué trabajar

Usa la vista Enfoque para ver:

• Foco de hoy: tareas marcadas cuyo día de inicio ya ha llegado
• Hoy: próximas acciones vencidas, que vencen hoy o empiezan hoy
• Próximas acciones: otras acciones disponibles
• Revisión pendiente: compromisos abiertos cuya fecha de revisión ha llegado
• Próximas: acciones que empiezan o se repiten dentro de los próximos 7 días

Enfoque no es una vista de inventario completo. Mantiene las tareas con fecha de inicio futura y las tareas posteriores de proyectos secuenciales fuera de las listas accionables para que reflejen las acciones disponibles ahora. Usa Contextos, Proyectos o Búsqueda cuando necesites consultar todas las próximas acciones, incluidos los elementos aplazados o bloqueados.

Usa Solo enfoque en la cabecera de Enfoque, en escritorio o móvil, para mantener abierto Enfoque de hoy y contraer Hoy, Próximas acciones, Revisión pendiente, Próximamente y Proyectos por revisar. Los títulos y las cantidades siguen visibles y permiten abrir cada sección por separado. Expandir secciones las abre todas. Cada dispositivo recuerda su estado. En escritorio, sustituye a Mostrar solo el top 3, sin limitar ni cambiar las tareas que has marcado con una estrella.

Ejemplo: mantener manejable una lluvia de ideas de un proyecto

1. Crea un proyecto Reparaciones del hogar. Captura Revisar el grifo que gotea y Comparar colores de pintura como tareas de la Bandeja de entrada asignadas al proyecto, o guarda las ideas iniciales en sus notas.
2. Procesa el elemento del grifo cuando estés listo para abordarlo, conviértelo en una siguiente acción y márcalo con una estrella para hoy. Deja el otro elemento en la Bandeja de entrada hasta que decidas su siguiente paso. Un proyecto al que te has comprometido puede contener ideas sin procesar; no tienen que estar en Algún día/Tal vez.
3. Abre Enfoque y selecciona Solo enfoque para contraer las demás secciones. Las Siguientes acciones sin fecha son opciones disponibles, no un compromiso de hacerlas todas hoy. Para pasos de un proyecto que deben seguir un orden, un proyecto secuencial normalmente muestra una siguiente acción a la vez. Las estrellas y las fechas de vencimiento o revisión pueden hacer que otros elementos también aparezcan en Enfoque.
4. Para Limpiar la cocina cada jueves, establece la primera Fecha de inicio en el próximo jueves y elige una repetición semanal los jueves. La tarea queda fuera de las listas accionables de Enfoque hasta su día de inicio; al completarla se avanza a la siguiente repetición. Próximas puede mostrarla como vista previa y puedes contraer esa sección. Usa la Fecha de vencimiento para un plazo real.
5. Para reconsiderar una idea más adelante, elige Incubar y una fecha de revisión. Mientras esperas, la encontrarás en Algún día/Tal vez o en Búsqueda. En la fecha de revisión aparece en Procesar bandeja como Volver a aclarar y sigue en Algún día hasta que decidas qué hacer; no se convierte automáticamente en una siguiente acción. Consulta esas listas antes de capturarla otra vez.

Cómo ordena Enfoque las acciones disponibles

Enfoque determina primero si una tarea está disponible y después ordena las acciones visibles:

Las secciones de Foco aparecen en este orden: Foco de hoy → Hoy → Próximas acciones → Revisión pendiente → Próximas.

1. Enfoque de hoy muestra las tareas que has seleccionado explícitamente para hoy. Puedes organizarlas manualmente en el orden en que piensas trabajar: arrastra el controlador en el escritorio o usa el interruptor de reordenación del encabezado de la sección en el móvil. El orden manual se aplica mientras la ordenación de Enfoque esté en su valor predeterminado, se sincroniza entre dispositivos y una tarea conserva su lugar hasta que sale de Enfoque.

2. Hoy / Agenda muestra las tareas next disponibles que están vencidas, vencen hoy o comienzan hoy, incluidas las que empiezan más tarde hoy, y esas filas muestran su hora de inicio hasta que llega. Se ordenan por la fecha/hora de vencimiento o inicio más próxima, después por prioridad cuando las prioridades están activadas y, a continuación, por la fecha de creación más antigua.

   Hoy muestra primero las tareas disponibles ahora y después el grupo Más tarde hoy, si hay tareas cuya hora de inicio aún no ha llegado. Cada grupo conserva el orden seleccionado. A la hora de inicio, la tarea pasa a la lista principal de Hoy; el grupo desaparece cuando queda vacío. Las fechas de inicio sin hora permanecen en la lista principal. No se añade ningún ajuste ni cambia el Foco de hoy o Próximas.

3. Próximas acciones muestra las demás tareas next disponibles. El orden predeterminado es:

   • primero las que vencen pronto, empezando por la fecha límite más próxima (actualmente, las que vencen en los próximos 30 días)
   • después las acciones sin fecha
   • al final las acciones con fecha límite en un futuro lejano, empezando por la fecha límite más próxima
   • dentro del mismo grupo: prioridad cuando esté activada, después hora de inicio, fecha de creación más antigua, título e id

4. Revisión vencida muestra las tareas cuya fecha de revisión ha llegado. Después de revisar un elemento, puedes borrar su fecha de revisión (Marcar como revisado) o aplazarla mediante Revisar en 1 semana: en el escritorio, desde el menú de acciones rápidas de la tarea; en el móvil, manteniendo pulsada la fila. Revisión pendiente es una lista de recordatorios distinta de la Revisión semanal y de los recordatorios de vencimiento. Una tarea next cuya fecha de revisión ha llegado puede seguir aquí; cambiar el orden de las secciones no la mueve.

5. Próximas muestra tareas next que aparecerán dentro de los próximos 7 días: con fecha de inicio futura o recurrentes que esperan su siguiente fecha de vencimiento o revisión. Puedes marcar con estrella una próxima acción con inicio futuro: permanece aquí hasta su día de inicio y entonces pasa automáticamente al Foco de hoy, sin ocupar antes un lugar del límite. Las tareas recurrentes sin fecha de inicio siguen siendo solo una vista previa.

La fecha de inicio es el campo de aplazamiento/fecha planificada de Mindwtr. Una tarea con inicio futuro se queda fuera de las listas accionables hasta su día de inicio; la sección Próximas es el vistazo integrado a la semana que viene, y Proyectos o Buscar muestran los aplazamientos más lejanos. Los proyectos secuenciales también limitan Enfoque a la primera acción disponible para ese proyecto o sección, por lo que las acciones posteriores no aparecen en Enfoque hasta que el paso anterior deja de bloquearlas.

La estimación de tiempo y la energía son filtros y opciones de agrupación de Enfoque, no claves de ordenación predeterminadas. Agrupar por contexto, proyecto, área, energía o prioridad cambia los grupos visuales; las tareas de esos grupos conservan la misma disponibilidad y ordenación de próximas acciones.

Agrupar próximas acciones por solo agrupa Próximas acciones; no Foco de hoy, Hoy, Revisión pendiente ni Próximas.

Filtrar por contexto

1. Ve a la vista Enfoque o Contextos
2. Selecciona una ficha de contexto (por ejemplo, @home)
3. Consulta solo las tareas de ese contexto

Enfoque de hoy

Destaca tareas como prioridades de hoy hasta alcanzar el límite de Enfoque configurado:

• Escritorio: haz clic en el icono de estrella
• Móvil: toca la insignia de estrella

Enfoque de hoy muestra las tareas marcadas con estrella cuyo día de inicio ya ha llegado, incluso si el área actual las ocultaría. Una próxima acción con inicio futuro permanece marcada en Próximas y no ocupa un lugar de Foco hoy. Los Filtros guardados, los chips de filtro y la búsqueda siguen acotando la lista visible.

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Flujo de trabajo diario

Por la mañana

1. Abre la vista Enfoque para ver las prioridades de hoy
2. Establece las tareas prioritarias del día hasta alcanzar el límite de Enfoque configurado
3. Empieza a trabajar en la primera (márcala como prioritaria)

A lo largo del día

1. Captura nuevos elementos en la Bandeja de entrada
2. Consulta listas filtradas por contexto al cambiar de ubicación
3. Marca como Hechas las tareas completadas

Al final del día

1. Revisa rápidamente la Bandeja de entrada (procésala si tienes tiempo)
2. Revisa el calendario de mañana
3. Actualiza las tareas en curso

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Tareas recurrentes

Configura las tareas recurrentes desde el campo Recurrencia del editor de tareas. Elige una recurrencia diaria, semanal, mensual o anual y, después, elige si la tarea mantiene una programación fija o se repite después de completarla.

Mindwtr conserva una instancia activa de cada tarea recurrente. Las repeticiones futuras no se crean de antemano como tareas reales; la siguiente tarea aparece cuando completas la actual. Puedes activar Mostrar próximas apariciones en el Calendario cuando quieras una vista previa de planificación.

Ejemplos de tareas recurrentes:

• Semanal: "Revisar el estado del proyecto"
• Diaria: "Comprobar el correo electrónico @computer"
• Mensual: "Revisar las suscripciones"

Para conocer los pasos de configuración y los detalles de las opciones, consulta Tareas recurrentes.

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Consejos para lograrlo

Confía en tu sistema

• Captúralo todo inmediatamente
• Procesa con regularidad
• No te saltes las revisiones semanales

Mantén la sencillez

• No organices en exceso
• Al principio, usa los contextos con moderación
• Añade complejidad solo cuando sea necesario

Crea hábitos

• Misma hora para la revisión semanal
• Procesamiento periódico de la bandeja de entrada
• Método de captura coherente

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Cancelar un compromiso

usa Cancelar tarea o Cancelar proyecto cuando decidas no continuar pero quieras conservar el historial. Las tareas canceladas permanecen en el archivo y en la búsqueda, marcadas como Cancelada, y no cuentan como trabajo completado. Los proyectos aparecen en Cerrados, distinguiendo los completados de los cancelados.

Cancelar un proyecto conserva los pasos completados y cancela las acciones restantes. Reactivar restaura las tareas canceladas junto con ese proyecto que no se hayan modificado individualmente después. Se conservan el material de referencia, las notas y los adjuntos. Puedes escribir el motivo en las notas; no es obligatorio.

Para tareas recurrentes, Cancelar serie recurrente archiva la repetición actual sin generar otra.

Antes de usar la cancelación con sincronización, actualiza todos los dispositivos, servidores autoalojados y clientes de automatización que escriban tus datos. Las versiones anteriores pueden perder la marca de cancelación e interpretar el registro como completado.

Consulta también

• Resumen de GTD
• Contextos y etiquetas
• Revisión semanal