Datenlebenszyklus

Eine häufige Frage lautet: Was lässt data.json wachsen, wodurch wird die Datei kleiner und muss etwas manuell bereinigt werden? Die kurze Antwort: Eine manuelle Bereinigung ist nicht nötig. So funktioniert es.

Wo Ihre Daten gespeichert sind

Die lokale maßgebliche Datenquelle ist eine SQLite-Datenbank im Datenverzeichnis der App. Die Datei data.json im Synchronisierungsordner ist eine Momentaufnahme, die aus dieser Datenbank neu geschrieben wird. Sie dient als Synchronisierungsnutzlast und menschenlesbare Sicherung, nicht als fortlaufendes Protokoll.

Weil die Datei neu geschrieben wird, kann sie zwischen zwei Läufen kleiner werden: Abgelaufene Löschmarkierungen und endgültig entfernte Einträge werden einfach nicht mehr geschrieben. Das Löschen von data.json „komprimiert“ nichts; die App erzeugt dieselbe Momentaufnahme erneut aus der Datenbank.

Wodurch die Datei wächst

• Aktive, erledigte und archivierte Aufgaben (Ihr Verlauf bleibt standardmäßig durchsuchbar)
• Projekte, Abschnitte, Bereiche, Personen und gespeicherte Filter
• Metadaten von Anhängen (einige hundert Byte pro Anhang; die eigentlichen Dateien liegen getrennt unter attachments/)
• Löschmarkierungen, damit andere Geräte von gelöschten Einträgen erfahren

Was die Datei automatisch verkleinert

• Ablauf von Löschmarkierungen: Löschdatensätze werden nach der Aufbewahrungsfrist entfernt (standardmäßig 90 Tage).
• Leeren des Papierkorbs: „Endgültig löschen“ (je Eintrag oder „Alle löschen“) entfernt die Daten sofort. Nur die Löschmarkierung bleibt bis zum Ablauf der Frist erhalten.
• Bereinigung von Anhängen: Verwaiste Anhangsmetadaten und veraltete ausstehende Übertragungen werden mit begrenzten Wiederholungsversuchen entfernt. Unter Einstellungen → Daten gibt es auch eine manuelle Bereinigung.
• Optionale Archivaufbewahrung: Einstellungen → Daten → Archivaufbewahrung steht standardmäßig auf Nie. Nach Bestätigung einer positiven ganzen Anzahl von Tagen werden geeignete archivierte Aufgaben und Projekte nach diesem Zeitraum endgültig gelöscht. Aktivieren oder Verkürzen erfordert eine Bestätigung; ältere Archive ohne Zeitstempel erhalten zunächst einen vollen Zeitraum. Aktive Projekte, neuere Inhalte und gleichzeitige Änderungen verhindern vorzeitiges Löschen. Einstellung und Löschmarkierungen werden synchronisiert; Backups und Anbieterhistorie bleiben getrennt.

Warum eine Datei statt getrennter Archive

Archivierte Aufgaben bleiben bewusst im selben synchronisierten Dokument. Datei-Backends wie WebDAV, Ordner und Dropbox laden Dateien unabhängig voneinander hoch. Würden aktive und archivierte Daten auf mehrere Dateien verteilt, wäre das Archivieren und Wiederherstellen eine Transaktion über zwei Dateien. Sie könnte nur teilweise ausgeführt werden und die Geräte auseinanderlaufen lassen. Ein Dokument wird als atomare Einheit zusammengeführt. Langfristig ist eine inkrementelle Synchronisierung einzelner Datensätze auf Grundlage der vorhandenen Revisionsmetadaten geplant, nicht eine Aufteilung auf weitere Dateien. Die Zusammenführungsregeln erklärt der Synchronisierungsalgorithmus.

Was Sie in der Praxis erwarten können

Nach Jahren normaler Aufgabennutzung umfasst die Datei einige hundert Kilobyte bis wenige Megabyte. Das ist wenig im Vergleich zum Ordner attachments/, wenn Sie Dateien oder Audio anhängen. Falls Ihnen die Momentaufnahme groß erscheint: Leeren Sie den Papierkorb, führen Sie unter Einstellungen → Daten die Anhangsbereinigung aus und prüfen Sie attachments/, bevor Sie sich über die JSON-Datei Gedanken machen.