GTD-Arbeitsablauf in Mindwtr

Diese Anleitung zeigt, wie Sie die GTD-Methode mit den Funktionen von Mindwtr umsetzen.

Möchten Sie die Methode lieber in Aktion sehen? Sehen Sie sich die kommentierte GTD-Anleitung und die weiteren Videos an.

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Überblick

Mindwtr bildet GTD-Konzepte direkt ab:

GTD-Konzept	Mindwtr-Funktion
Eingang	Ansicht „Eingang“
Klären	Verarbeitungsassistent
Nächste Aktionen	Fokusansicht für verfügbare Aktionen; Kontexte/Projekte/Suche für den vollständigen Bestand
Projekte	Ansicht „Projekte“
Warten	Ansicht „Warten“ (Status: waiting)
Irgendwann/Vielleicht	Ansicht „Irgendwann/Vielleicht“ (Status: someday)
Kalender	Kalenderansicht (Aufgaben mit Fälligkeitsdaten)
Wochenrückblick	Durchsichtsassistent

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Muster

Mit diesen Mustern bleibt das System leicht:

• Formulieren Sie nächste Aktionen als sichtbare körperliche Schritte: „Versicherung anrufen“ ist besser als „Versicherung regeln“.
• Bewahren Sie Projektunterlagen in den Projektnotizen auf. Überladen Sie „Fokus“ nicht mit zukünftigen Aktionen, die noch nicht ausführbar sind.
• Teilen Sie große Aufgaben in Abschnitte oder Zeitfenster, etwa „30 Minuten Fotos sortieren“.
• Verwenden Sie Kontexte für Werkzeuge, Orte, Energie und Personen: @phone, @errands, #focused, @Alex.
• Legen Sie delegierte Arbeit mit einem Nachfassdatum oder Personenkontext unter „Warten“ ab.
• Reservieren Sie den Kalender für die harte Landschaft: Termine, Fristen und zeitgebundene Verpflichtungen.
• Wandeln Sie beim Wochenrückblick zukünftige Projektnotizen in echte nächste Aktionen um, sobald sie verfügbar werden.
• Wählen Sie für ein schlankes System eine nächste Aktion pro Projekt – oder mehrere nur dann, wenn sie wirklich parallel ausführbar sind.

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1. Erfassen (Eingang)

Der Eingang sammelt Einträge aus allen Bereichen, auch solche, die noch keinen Bereich haben. Auf Desktop und Mobilgeräten schränkt der Bereichsfilter weder die Eingangsliste noch ihre Anzahl oder die Eingangsverarbeitung ein. Sie können Arbeit ausgewählt lassen und trotzdem einen neuen Eintrag ohne Bereich verarbeiten. Weisen Sie einen Bereich zu, wenn er beim Organisieren hilft; zum Erfassen ist keiner erforderlich.

Schnellerfassung

• Desktop: Geben Sie die Aufgabe im unteren Eingabefeld ein oder verwenden Sie das app-interne Kürzel a. Auch o öffnet „Aufgabe hinzufügen“.
• Mobilgeräte: Tippen Sie auf das Eingabefeld im Tab „Eingang“.
• Gedankensammlung: Verwenden Sie geführte Fragen, wenn Sie offene Vorgänge aus Beruf, Zuhause, Personen, Besorgungen und Irgendwann-Ideen sammeln möchten.

Syntax für „Schnell hinzufügen“

Erfassen Sie den Kontext sofort:

Call plumber @phone @home
Buy groceries @errands /due:saturday
Research topic #focused +WorkProject
Sort receipts /energy:low

Die Regel

Erfassen Sie alles. Filtern, bewerten und organisieren Sie noch nicht. Holen Sie es aus Ihrem Kopf.

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2. Klären (Verarbeitungsassistent)

Verarbeitung beginnen

• Desktop: Klicken Sie auf „Eingang verarbeiten“.
• Mobilgeräte: Tippen Sie auf „Eingang verarbeiten“.

Den Titel verfeinern

Der Titel bleibt in jedem Schritt des Assistenten bearbeitbar und versteht dieselbe Schnell-hinzufügen-Syntax wie die Erfassung:

• @context, #tag, !Area, +Existing Project, %Person
• /energy:, /priority:, /start:, /due:, /review:, /note:, /link:

Eingetippte Kontexte und Schlagwörter kommen zu den bereits ausgewählten hinzu, sie ersetzen sie nie. Ein Statusbefehl wie /waiting wird beim Klären ignoriert — über den Status entscheidet das Ziel, das Sie im Arbeitsablauf wählen. Ein +Name, zu dem es kein Projekt gibt, bleibt im Titel stehen; beim Klären entsteht aus einem Befehl nie ein Projekt.

Auf dem Desktop steht der Cursor beim Öffnen jedes Eintrags im Titel, am Ende des Textes, damit Ihr erster Tastendruck die Erfassung verfeinert statt sie zu ersetzen.

Beim Verarbeiten eines Eintrags auf dem Desktop oder Mobilgerät sehen Sie unter Ähnliche Aufgaben bis zu drei vorhandene Aufgaben mit gleichen oder ähnlich formulierten Titeln, einschließlich erledigter und archivierter Aufgaben. Prüfen Sie Titel und Status, bevor Sie über den aktuellen Eintrag entscheiden. Der Hinweis funktioniert offline bei ausgeschalteter KI und lässt Ihre Aufgaben unverändert.

Der Arbeitsablauf

flowchart TD
    A[Item from Inbox] --> B{Is it actionable?}
    B -->|No| C{What is it?}
    C -->|Trash| D[Delete]
    C -->|Future idea| E[Someday/Maybe]
    C -->|Reference| F[Add to notes]
    C -->|Not yet| N[Incubate until a date → back to this pass]
    B -->|Yes| P{More than one step?}
    B -->|Yes, but not yet| S[Start later → start date, Next Actions]
    P -->|Yes| Q[Make it a project → name it, then its first next action]
    P -->|No| G{Less than 2 min?}
    G -->|Yes| H[Do it now → Done]
    G -->|No| I{Who should do it?}
    I -->|I'll do it| J[Add contexts → Next Actions]
    I -->|Delegate| K[Add note → Waiting For]

Entscheidungspunkte

Ist eine Handlung erforderlich?

• Nein → Löschen, als Referenz hinzufügen, nach „Irgendwann/Vielleicht“ verschieben oder Inkubieren: Wählen Sie ein Datum, an dem der Eintrag zu diesem Durchlauf zurückkehrt, damit Sie erneut entscheiden können
• Ja → Fortfahren oder Später beginnen, um einer bereits entschiedenen Aktion ein Startdatum zu geben und sie nach „Nächste Aktionen“ zu legen

Irgendwann, Später beginnen oder Reifen lassen? Alle drei legen einen Eintrag beiseite, aber auf verschiedene Weise:

• Irgendwann: ohne Datum geparkt. Sie begegnen dem Eintrag wieder in der Liste Irgendwann/Vielleicht oder im Wochenrückblick.
• Später beginnen: weiterhin eine nächste Aktion, nur bis zum Startdatum ausgeblendet. An diesem Tag erscheint sie von selbst in Fokus und Nächste Aktionen.
• Reifen lassen: Irgendwann plus ein Überprüfungsdatum. An diesem Tag kommt der Eintrag wieder in diesen Klärungsdurchgang, markiert mit Zurück zur Klärung, damit Sie neu entscheiden. Er bleibt bis dahin in Irgendwann und wandert nie zurück in den Eingang.

Mehr als ein Schritt?

• Ja → Wandeln Sie die Erfassung in ein Projekt um: Benennen Sie es und legen Sie die nächste Aktion fest. Fügen Sie beliebig viele weitere Aktionen hinzu. Sie landen mit bereits zugewiesenem Projekt wieder im Eingang, sodass jede ihren eigenen Klärungsdurchlauf erhält.
• Nein → Als einzelne Aktion fortfahren

Dauert es weniger als 2 Minuten?

• Ja → Sofort erledigen und als erledigt markieren
• Nein → Fortfahren

Wer sollte es erledigen?

• Ich → Kontexte auswählen und nach „Nächste Aktionen“ verschieben
• Delegieren → Wartenotiz hinzufügen und nach „Warten“ verschieben

Einem Projekt zuweisen? (Optional)

• Verknüpfen Sie zusammengehörige Aufgaben mit einem Projekt.

Wenn Sie Referenz wählen, bietet derselbe Schritt die Auswahl für Bereich und Projekt an, sodass die Notiz ohne zweiten Bearbeitungsschritt am richtigen Ort landet. Sobald Sie ein Projekt wählen, entfällt die Bereichsauswahl, denn das Projekt bestimmt bereits, wo die Notiz liegt.

Referenz steht außerdem im Statusmenü jeder Aufgabenzeile und im Aufgabeneditor zur Auswahl. Eine Aufgabe kann also jederzeit zu einer Referenznotiz werden, nicht nur beim Verarbeiten des Eingangs.

Praxisbeispiel: Eine Besorgung in zwei Schritten

Für Ihr Auto trifft ein Rückrufschreiben ein. Sie erfassen Rückruf für das Auto, und der Eintrag landet im Eingang. Die Erledigung besteht aus zwei Handlungen — beim Autohaus anrufen und später das Auto hinbringen —, deshalb wird daraus beim Verarbeiten ein Projekt statt einer einzelnen Aufgabe. Klicken Sie auf Eingang verarbeiten und dann:

1. Zuerst erscheint Die Aufgabe präzisieren. Formulieren Sie die Erfassung um, falls sie unklar ist, und klicken Sie auf Nächste.
2. Ist dies ausführbar? Klicken Sie auf Ja, es ist ausführbar.
3. Ist mehr als ein Schritt nötig? Klicken Sie auf Ja, erstelle ein Projekt.
4. Benennen Sie das Projekt — Rückruf für das Auto — und tragen Sie unter Nächste Aktion die erste echte Handlung ein: Beim Autohaus anrufen und Termin vereinbaren.
5. Klicken Sie auf Weitere Aktion hinzufügen und tragen Sie den Folgeschritt ein: Auto zum Rückruftermin bringen.
6. Klicken Sie auf Ein Projekt erstellen & Nächste Aktion hinzufügen.

Mindwtr legt das Projekt an, macht Ihre Erfassung zu dessen erster nächster Aktion und schickt den Folgeschritt mit bereits zugewiesenem Projekt zurück in den Eingang, sodass Sie ihn eigenständig klären — samt Termin, sobald Sie ihn kennen. Anschließend geht die Verarbeitung mit dem nächsten Eingangseintrag weiter. Ist ein späterer Schritt heute noch nicht absehbar, lassen Sie ihn weg und erfassen ihn nach dem Anruf; das Projekt hält das Ergebnis sichtbar, bis nichts mehr zu tun ist.

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3. Organisieren

Aufgabenstatus

Status	Bedeutung	Ansicht
inbox	Noch nicht verarbeitet	Eingang
next	Als Nächstes ausführbar	Fokus
waiting	Delegiert/blockiert	Warten
someday	Zukunft/vielleicht	Irgendwann/Vielleicht
done	Kürzlich abgeschlossen	Erledigt
archived	Abgeschlossen und abgelegt	Archiviert

„Erledigt“ und „Archiviert“ sind beide abgeschlossene Zustände, dienen aber unterschiedlichen Zwecken:

• Erledigt ist das Protokoll der letzten Abschlüsse. Verwenden Sie es für Aufgaben, die Sie beim täglichen oder wöchentlichen Rückblick sehen möchten.
• Archiviert ist abgelegte Historie. Archivierte Aufgaben sind in normalen Aufgabenlisten ausgeblendet, bleiben aber in der Ansicht „Archiviert“ zum Suchen, Wiederherstellen oder endgültigen Löschen verfügbar. Die Ansicht „Archiviert“ zeigt hinter einem Umschalter „Aufgaben | Projekte“ auch archivierte Projekte, die sich dort wiederherstellen oder löschen lassen.
• Automatisch archivieren kann erledigte Aufgaben nach einer festgelegten Anzahl von Tagen nach „Archiviert“ verschieben. Wählen Sie Nie, wenn „Erledigt“ alle abgeschlossenen Aufgaben unbegrenzt behalten soll.

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Abschnitte für Irgendwann/Vielleicht

Mit benannten Abschnitten gliedern Sie eine lange Irgendwann/Vielleicht-Liste nach Themen wie Reisen, Bücher oder Zuhause. Erstellen Sie einen Abschnitt beim Zuweisen einer Aufgabe oder verwalten Sie Namen und Reihenfolge unter Einstellungen → Verwalten → Irgendwann-Abschnitte. Der erste Abschnitt aktiviert die Gruppierung; spätere Gruppierungsentscheidungen bleiben erhalten. Das Löschen oder Umbenennen eines Abschnitts löscht keine Aufgaben, und die Zuordnungen werden mit unterstützten Geräten synchronisiert.

Auf Mobilgeräten steht Neuer Abschnitt … neben den Zählern für Irgendwann/Vielleicht. Unter Irgendwann/Vielleicht und Warten auf lässt sich die Projektliste auf Desktop und Mobilgeräten über die Überschrift Projekte ein- und ausklappen; die Anzahl bleibt sichtbar. Der vorhandene Bereichsfilter gilt auch für diese Projekte. Das Einklappen ändert nur die aktuelle Ansicht, nicht den Projektstatus oder synchronisierte Daten.

Kontexte und Tags

Fügen Sie Kontexte hinzu, um danach zu filtern, wo Sie Aufgaben erledigen können:

Ortskontexte (@):

• @home, @work, @errands, @anywhere
• @computer, @phone, @agendas

Tags (#):

• #focused: Konzentrierte Arbeit
• #lowenergy: Einfache Aufgaben
• #creative: Brainstorming
• #routine: Wiederholte Aufgaben

Personen

Verwenden Sie Personen für delegierte oder personenbezogene Arbeit. Die verantwortliche Person einer Aufgabe speist Listen unter „Warten“, Vorschläge und die Suche assigned:. In der Personenverwaltung können Sie wiederverwendbare Namen, Notizen und Referenzlinks pflegen, ohne jede Person in einen Kontext-Tag umzuwandeln. Beim Löschen einer Person bleiben ihre Aufgaben erhalten und die Zuweisung wird entfernt, statt die Arbeit zu löschen.

Erstellen Sie Personen im Feld Zugewiesen an oder unter Einstellungen → Verwalten → Personen. Erstellen Sie Bereiche in der Auswahl Bereich oder unter Einstellungen → Verwalten → Bereiche. Die genauen Pfade finden Sie unter Bereiche und Personen.

Projekte

Erstellen Sie Projekte für mehrstufige Ergebnisse:

1. Öffnen Sie die Ansicht „Projekte“.
2. Fügen Sie ein neues Projekt mit einem Namen hinzu und wählen Sie optional direkt im Formular seinen Bereich (standardmäßig den aktuell gefilterten Bereich).
3. Fügen Sie dem Projekt Aufgaben hinzu.
4. Erstellen Sie optional Abschnitte, um Aufgaben nach Phase oder Teilergebnis zu gruppieren.
5. Schalten Sie zwischen sequenziellem und parallelem Modus um:
   • Sequenziell: Nur die erste Aufgabe erscheint in „Fokus“.
   • Parallel: Alle Aufgaben erscheinen in „Fokus“.

Beim Löschen eines Projekts oder Bereichs bleiben dessen Aufgaben erhalten. Mindwtr hebt die Zuweisung der Arbeit auf, statt sie ebenfalls zu löschen.

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Projektabschnitte

Projektabschnitte sind Unterteilungen innerhalb eines einzelnen Projekts. Verwenden Sie sie, wenn ein Projekt natürliche Phasen, Meilensteine oder Arbeitsstränge besitzt und eine flache Aufgabenliste schwer zu überblicken wäre.

Beispiel: Website veröffentlichen kann Abschnitte wie Design, Entwicklung und Inhalt enthalten. Das sind weder separate Projekte noch Unteraufgaben, sondern organisatorische Überschriften innerhalb eines Projektergebnisses.

Das Feld Projektabschnitt einer Aufgabe weist sie einem Abschnitt ihres Projekts zu. Es ist erst sinnvoll, nachdem die Aufgabe zu einem Projekt mit Abschnitten gehört. Lassen Sie es bei nicht zugewiesenen Aufgaben oder Projekten ohne Abschnitte leer.

Sequenzielle Projekte können projektweit oder abschnittsweise gelten. Verwenden Sie den Abschnittsumfang, wenn ein Projekt unabhängige Phasen oder Arbeitsstränge besitzt: Mindwtr zeigt dann die erste verfügbare Aufgabe jedes Abschnitts, statt das gesamte Projekt hinter einer Aufgabe zu blockieren. Beim Abschnittsumfang fragt Mindwtr nach Abschluss der letzten nächsten Aktion eines Abschnitts „Was ist die nächste Aktion?“ für diesen Abschnitt, genau wie nach der letzten Aktion des gesamten Projekts.

Dieser Dialog bietet außerdem Speichern und bearbeiten. Die Folgeaufgabe wird gespeichert und im Aufgaben-Editor geöffnet. Dort können Sie Daten hinzufügen, optional eine Priorität festlegen oder den Status in Eingang ändern. Standardmäßig ist die neue Aufgabe eine nächste Aktion im selben Projekt und Abschnitt; ausdrückliche Schnellerfassungsbefehle gelten weiterhin. Nächste Aktion hinzufügen behält das bisherige Schnellspeicherverhalten bei.

Sequenziell → Über Abschnitte hinweg folgt der manuellen Reihenfolge bei Standardsortierung: zuerst die Abschnitte, dann die Aufgaben innerhalb jedes Abschnitts; Ohne Abschnitt steht zuletzt. Das Verschieben eines Abschnitts oder einer Aufgabe ändert diese Reihenfolge. Eine Anzeige nach Titel, Priorität oder Datum ändert sie nicht. Innerhalb der Abschnitte wählt weiterhin für jeden Abschnitt eine Aufgabe aus; die bisherigen Ausnahmen für markierte Aufgaben sowie Fälligkeits- und Überprüfungsdaten bleiben bestehen.

Fälligkeitsdaten und Erinnerungen

• Legen Sie das Fälligkeitsdatum für Fristen fest.
• Legen Sie das Startdatum für den Beginn fest.
• Legen Sie ein Wiedervorlagedatum (Tickler) für regelmäßige Prüfungen fest.

Für Aufgaben mit Fälligkeitszeit können Sie die Erinnerung wiederholen nach 5, 10, 15, 30 oder 60 Minuten. Bei Aufgaben mit einer Startzeit oder einem Fälligkeitsdatum deaktiviert Erinnerungen überspringen die Start- und Fälligkeitserinnerungen, ohne die Aufgabe aus „Fokus“ oder anderen Listen zu entfernen.

Daten und Status

Mindwtr behandelt Aufgabenstatus und Aufgabendaten getrennt. Der Status ist der von Ihnen gewählte GTD-Zustand, etwa inbox, next, waiting oder someday. Daten steuern, wann und warum eine Aufgabe erscheint; das Erreichen eines Datums ändert den Aufgabenstatus nie von selbst.

Beim Bearbeiten gibt es eine bewusste Abkürzung: Wenn Sie einem Eingangseintrag ein Startdatum geben, gilt er als geklärt – Sie haben entschieden, wann Sie ihn bearbeiten können. Mindwtr verschiebt ihn daher beim Festlegen des Datums nach next, genau wie beim Markieren eines Eingangseintrags mit einem Stern. Wählen Sie bei derselben Bearbeitung einen Status, hat Ihre Auswahl Vorrang. Aufgaben unter someday oder waiting behalten bei einer Datumszuweisung immer ihren Status: Ein datiertes Irgendwann ist eine Wiedervorlage, ein datiertes Warten eine Nachfass-Erinnerung.

• Das Startdatum ist eine Zurückstellungs-/Verfügbarkeitsschranke. Ein zukünftiger Start blendet die Aufgabe standardmäßig aus „Fokus“ aus. Wenn das Datum eintritt, erscheint die Aufgabe mit ihrem bisherigen Status wieder. Hat der Start eine konkrete Uhrzeit, bleibt die Aufgabe in den nächsten Aktionen bis zu dieser Uhrzeit verborgen – eine ab 17:00 Uhr startbare Aufgabe belegt also nicht schon morgens die Liste; der Abschnitt Heute führt sie trotzdem auf, nach Uhrzeit sortiert. Starts an einem anderen Tag innerhalb der nächsten 7 Tage erscheinen weiterhin im Abschnitt Anstehend von „Fokus“, sodass eine Zurückstellung nie unangekündigt eintrifft.
• Das Wiedervorlagedatum ist ein Tickler. Wenn das Datum eintritt, zeigt Mindwtr die Aufgabe in Ansichten mit fälligen Durchsichtspunkten an, damit Sie sie neu beurteilen können. Bis zu Ihrer Entscheidung ändert sich nichts.
• Das Fälligkeitsdatum ist eine Frist. Wenn sie näher rückt oder verstreicht, hebt Mindwtr die Aufgabe durch Darstellung, Erinnerungen und Sortierungsdruck hervor; der Status bleibt unverändert.

Einige Verarbeitungsaktionen setzen Status und Daten gemeinsam: Wenn Sie bei der Eingangsverarbeitung Später wählen, wird der Eintrag nach next verschoben und erhält ein Startdatum. Das direkte Festlegen eines Startdatums für einen Eingangseintrag bewirkt dasselbe. Danach steuern Daten nur noch die Sichtbarkeit und ändern nie wieder den Status.

Geplant, aber noch nicht machbar

Manche Arbeit ist fest zugesagt, lässt sich aber noch nicht beginnen. Mindwtr gibt ihr bewusst keinen eigenen Status: „noch nicht“ ist eine Aussage über Reihenfolge oder Zeitpunkt, kein weiterer GTD-Zustand.

Wartet die Aufgabe auf frühere Schritte desselben Projekts, belassen Sie sie auf next und stellen Sie das Projekt auf den sequenziellen Modus um. Nur die erste offene Aufgabe erreicht „Fokus“ und die nächsten Aktionen; die übrigen bleiben in der Projektansicht mit Später in der Sequenz gekennzeichnet. So bleibt die ganze Kette dokumentiert, ohne Ihre Aktionslisten zu überfüllen. Bei Projekten mit unabhängigen Arbeitssträngen leistet der Abschnittsbereich dasselbe je Phase.

Wartet die Aufgabe dagegen auf ein Datum, geben Sie ihr ein Startdatum. Sie bleibt bis zu diesem Tag aus „Fokus“ und den nächsten Aktionen ausgeblendet und erscheint dann mit ihrem bisherigen Status wieder. Das ist Verfügbarkeit, keine Frist – vergeben Sie ein Fälligkeitsdatum nur, wenn die Arbeit wirklich eine Frist hat. Behalten Sie die benachbarten Status für das, was sie tatsächlich bedeuten: someday ist Arbeit, zu der Sie sich nicht verpflichtet haben, und waiting ist Arbeit, die auf eine andere Person wartet.

Relative Vorlaufzeit

Verwenden Sie Startvorlaufzeit, wenn das Startdatum an das Fälligkeitsdatum gekoppelt bleiben soll. Eine am Freitag fällige Aufgabe kann beispielsweise zwei Tage vorher beginnen, oder eine um 17:00 Uhr fällige Aufgabe drei Stunden vorher. Eine Vorlaufzeit von 0 bedeutet, dass die Aufgabe am Fälligkeitstag selbst beginnt. Das eignet sich für wiederkehrende Arbeiten, die erst am Fälligkeitstag erscheinen sollen.

Wenn eine Aufgabe ein Fälligkeitsdatum und eine Startvorlaufzeit besitzt, behandelt Mindwtr den Abstand als maßgeblich. Wird das Fälligkeitsdatum verschoben, berechnet Mindwtr das Startdatum mit demselben Abstand neu. Wiederkehrende Aufgaben behalten beim Erzeugen der nächsten Instanz dieselbe Vorlaufzeit.

Verwenden Sie stattdessen ein festes Startdatum, wenn die Arbeit unabhängig von einer Verschiebung der Frist an einem bestimmten Kalendertag beginnen soll.

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4. Reflektieren (Wochenrückblick)

Rückblick beginnen

• Desktop: Öffnen Sie „Wochenrückblick“ in der Seitenleiste.
• Mobilgeräte: Tippen Sie in der unteren Leiste auf den Tab „Durchsicht“.

Die Schritte

1. Eingang verarbeiten

   • Alle Eingangseinträge klären
   • Ziel: Eingang null
   • Mit der Aktion „Eingang verarbeiten“ des Rückblicks den normalen Klärungsablauf innerhalb des Wochenrückblicks starten

2. Kalender prüfen

   • Zwei Wochen zurückblicken und verpasste Nachfassaktionen suchen
   • Zwei Wochen vorausschauen und Vorbereitungsbedarf erkennen

3. Warten

   • Delegierte Einträge prüfen
   • Bei Bedarf erinnern

4. Projekte prüfen

   • Sicherstellen, dass jedes Projekt eine nächste Aktion besitzt
   • Abgeschlossene Projekte als erledigt markieren

5. Irgendwann/Vielleicht

   • Geparkte Ideen prüfen
   • Einträge aktivieren oder löschen

Bewährtes Verfahren

Planen Sie wöchentlich 30–90 Minuten zur selben Zeit am selben Ort ein.

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Erledigen

Arbeit auswählen

In der Ansicht Fokus sehen Sie:

• Heutiger Fokus: markierte Aufgaben, deren Starttag erreicht ist
• Heute: überfällige, heute fällige oder heute beginnende nächste Aktionen
• Nächste Aktionen: weitere verfügbare Aktionen
• Durchsicht fällig: offene Verpflichtungen mit fälligem Wiedervorlagedatum
• Anstehend: nächste Aktionen, die innerhalb der nächsten 7 Tage starten oder wiederkehren

„Fokus“ ist keine vollständige Bestandsansicht. Zukünftig beginnende Aufgaben und spätere Aufgaben sequenzieller Projekte bleiben aus den ausführbaren Listen heraus, damit diese jetzt verfügbare Aktionen zeigen. Verwenden Sie Kontexte, Projekte oder die Suche, um alle nächsten Aktionen einschließlich zurückgestellter oder blockierter Einträge zu prüfen.

Mit Nur Fokus im Fokus-Kopfbereich auf Desktop und Mobilgeräten bleibt Heutiger Fokus geöffnet, während Heute, Nächste Aktionen, Zur Überprüfung, Demnächst und Zu überprüfende Projekte eingeklappt werden. Überschriften und Anzahlen bleiben sichtbar, sodass sich jeder Abschnitt einzeln öffnen lässt. Abschnitte ausklappen öffnet alle wieder. Jedes Gerät merkt sich den Zustand. Auf dem Desktop ersetzt dies Nur die Top 3 anzeigen, ohne die markierten Aufgaben zu begrenzen oder zu ändern.

Beispiel: eine Ideensammlung für ein Projekt übersichtlich halten

1. Erstellen Sie ein Projekt Reparaturen zu Hause. Erfassen Sie Den tropfenden Wasserhahn prüfen und Farbtöne vergleichen als Eingang-Aufgaben, die diesem Projekt zugeordnet sind, oder behalten Sie grobe Ideen in seinen Notizen.
2. Verarbeiten Sie den Eintrag zum tropfenden Wasserhahn, wenn Sie bereit sind, ihn anzugehen, machen Sie ihn zu einer nächsten Aktion und markieren Sie ihn mit einem Stern für heute. Lassen Sie den anderen Eintrag im Eingang, bis Sie seinen nächsten Schritt entschieden haben. Ein verbindliches Projekt kann unverarbeitete Ideen enthalten; sie müssen nicht nach Irgendwann/Vielleicht.
3. Öffnen Sie Fokus und wählen Sie Nur Fokus, um die anderen Abschnitte einzuklappen. Nächste Aktionen ohne Datum sind verfügbare Möglichkeiten, keine Verpflichtung, sie alle heute zu erledigen. Bei geordneten Projektschritten zeigt ein sequenzielles Projekt normalerweise jeweils eine nächste Aktion. Sterne sowie Fälligkeits- oder Wiedervorlagedaten können dennoch weitere Einträge im Fokus erscheinen lassen.
4. Für Jeden Donnerstag die Küche putzen setzen Sie das erste Anfangsdatum auf den nächsten Donnerstag und wählen eine wöchentliche Wiederholung am Donnerstag. Die Aufgabe bleibt bis zu ihrem Starttag aus den ausführbaren Fokus-Listen heraus; beim Abschließen geht sie zur nächsten Wiederholung über. Anstehend kann sie weiterhin als Vorschau zeigen, und Sie können diesen Abschnitt einklappen. Nutzen Sie das Fälligkeitsdatum für eine echte Frist.
5. Um eine Idee später erneut zu überdenken, wählen Sie Reifen lassen und ein Wiedervorlagedatum. Bis dahin finden Sie sie in Irgendwann/Vielleicht oder über die Suche. Am Wiedervorlagedatum erscheint sie bei Eingang verarbeiten als Zurück zur Klärung und bleibt unter Irgendwann, bis Sie entscheiden, was zu tun ist; sie wird nicht automatisch zu einer nächsten Aktion. Prüfen Sie diese Listen, bevor Sie sie erneut erfassen.

So sortiert „Fokus“ verfügbare Aktionen

„Fokus“ bestimmt zuerst, ob eine Aufgabe verfügbar ist, und sortiert danach die sichtbaren Aktionen:

Die Fokus-Abschnitte erscheinen in dieser Reihenfolge: Heutiger Fokus → Heute → Nächste Aktionen → Durchsicht fällig → Anstehend.

1. Heutiger Fokus zeigt Aufgaben, die Sie ausdrücklich für heute fokussiert haben. Sie können sie manuell in die geplante Reihenfolge bringen – auf dem Desktop am Griff ziehen oder auf Mobilgeräten den Umschalter zum Sortieren in der Abschnittsüberschrift verwenden. Die manuelle Reihenfolge gilt bei der Standardsortierung von „Fokus“, wird geräteübergreifend synchronisiert und bleibt erhalten, bis eine Aufgabe „Fokus“ verlässt.

2. Heute / Terminplan zeigt verfügbare next-Aufgaben, die überfällig oder heute fällig sind oder heute beginnen – auch mit einer Startzeit später am Tag, wobei diese Zeilen ihre Startzeit anzeigen, bis diese erreicht ist. Sortiert wird nach dem frühesten Fälligkeits-/Startzeitpunkt, dann – bei aktivierten Prioritäten – nach Priorität und schließlich nach dem ältesten Erstellungsdatum.

   Heute zeigt zuerst die jetzt verfügbaren Aufgaben. Falls Aufgaben erst später am selben Tag beginnen, folgen sie in der Gruppe Später heute. Jede Gruppe behält die gewählte Sortierung bei. Zur Startzeit wechselt die Aufgabe in die Hauptliste; eine leere Gruppe verschwindet. Startdaten ohne Uhrzeit bleiben in der Hauptliste. Es gibt keine neue Einstellung; der heutige Fokus und Anstehend bleiben unverändert.

3. Nächste Aktionen zeigt die übrigen verfügbaren next-Aufgaben. Die Standardsortierung lautet:

   • bald fällige Aufgaben zuerst, mit dem frühesten Fälligkeitsdatum zuerst (derzeit innerhalb der nächsten 30 Tage fällig)
   • undatierte Aktionen danach
   • weit in der Zukunft fällige Aktionen zuletzt, mit dem frühesten Fälligkeitsdatum zuerst
   • innerhalb derselben Gruppe: Priorität (wenn aktiviert), dann Startzeit, ältestes Erstellungsdatum, Titel und ID

4. Durchsicht fällig zeigt Aufgaben mit fälligem Wiedervorlagedatum. Nach der Prüfung können Sie das Wiedervorlagedatum entfernen (Als geprüft markieren) oder mit In 1 Woche prüfen verschieben – auf dem Desktop im Schnellaktionsmenü der Aufgabe, auf Mobilgeräten durch langes Drücken der Zeile. „Durchsicht fällig“ ist eine Erinnerungswarteschlange, getrennt vom Wochenrückblick und von Fälligkeitserinnerungen. Eine nächste Aktion mit fälligem Wiedervorlagedatum kann weiterhin hier erscheinen; die neue Abschnittsreihenfolge verschiebt sie nicht.

5. Anstehend zeigt next-Aufgaben, die innerhalb der nächsten 7 Tage auftauchen – mit zukünftigem Startdatum oder als wiederkehrende Aufgabe, die auf ihr nächstes Fälligkeits- oder Wiedervorlagedatum wartet. Eine nächste Aktion mit künftigem Start können Sie hier markieren: Sie bleibt bis zum Starttag unter „Anstehend“ und erscheint dann automatisch im heutigen Fokus. Vorgemerkte Sterne belegen heute keinen Fokusplatz. Wiederkehrende Aufgaben ohne Startdatum bleiben reine Vorschau.

Das Startdatum ist das Zurückstellungs-/Planungsdatum von Mindwtr. Eine Aufgabe mit zukünftigem Start bleibt bis zu ihrem Starttag aus den ausführbaren Listen heraus. Der Abschnitt Anstehend ist der eingebaute Blick auf die kommende Woche; Projekte oder die Suche zeigen weiter entfernte Zurückstellungen. Sequenzielle Projekte beschränken „Fokus“ außerdem auf die erste verfügbare Aktion des Projekts oder Abschnitts. Spätere Aktionen bleiben ausgeblendet, bis der vorherige Schritt sie nicht mehr blockiert.

Zeitschätzung und Energie sind Fokusfilter und Gruppierungsoptionen, keine Standardsortierschlüssel. Eine Gruppierung nach Kontext, Projekt, Bereich, Energie oder Priorität verändert die sichtbaren Gruppen; innerhalb dieser Gruppen behalten Aufgaben dieselbe Verfügbarkeits- und Nächste-Aktion-Sortierung.

Nächste Aktionen gruppieren nach gruppiert nur den Abschnitt „Nächste Aktionen“, nicht „Heutiger Fokus“, „Heute“, „Durchsicht fällig“ oder „Anstehend“.

Kontextfilter

1. Öffnen Sie Fokus oder die Ansicht Kontexte.
2. Wählen Sie einen Kontext-Chip (z. B. @home).
3. Sehen Sie nur Aufgaben für diesen Kontext.

Heutiger Fokus

Markieren Sie bis zu Ihrem festgelegten Fokuslimit Aufgaben mit einem Stern als heutige Prioritäten:

• Desktop: Klicken Sie auf das Sternsymbol.
• Mobilgeräte: Tippen Sie auf die Sternplakette.

Der heutige Fokus zeigt markierte Aufgaben, deren Starttag erreicht ist, auch wenn der aktuelle Bereich sie sonst ausblenden würde. Eine nächste Aktion mit künftigem Start bleibt markiert unter „Anstehend“ und belegt heute keinen Fokusplatz. Gespeicherte Filter, Filter-Chips und das Suchfeld schränken die sichtbare Liste weiterhin ein.

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Täglicher Arbeitsablauf

Morgens

1. Öffnen Sie „Fokus“, um die heutigen Prioritäten zu sehen.
2. Legen Sie bis zum festgelegten Fokuslimit Fokusaufgaben für den Tag fest.
3. Beginnen Sie mit der ersten (als Fokus markieren).

Im Tagesverlauf

1. Erfassen Sie neue Einträge im Eingang.
2. Prüfen Sie beim Ortswechsel kontextgefilterte Listen.
3. Markieren Sie abgeschlossene Aufgaben als erledigt.

Tagesende

1. Überfliegen Sie den Eingang (bei Zeit verarbeiten).
2. Prüfen Sie den morgigen Kalender.
3. Aktualisieren Sie laufende Aufgaben.

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Wiederkehrende Aufgaben

Richten Sie wiederkehrende Aufgaben im Feld Wiederholung des Aufgabeneditors ein. Wählen Sie tägliche, wöchentliche, monatliche oder jährliche Wiederholung und anschließend, ob die Aufgabe einem festen Zeitplan folgt oder nach dem Abschluss wiederholt wird.

Mindwtr hält eine aktive Instanz einer wiederkehrenden Aufgabe vor. Zukünftige Vorkommen werden nicht als echte Aufgaben vorab angelegt; die nächste Aufgabe erscheint beim Abschluss der aktuellen. Aktivieren Sie Künftige Wiederholungen im Kalender anzeigen, wenn Sie eine Planungsvorschau wünschen.

Beispiele für wiederkehrende Aufgaben:

• Wöchentlich: „Projektstatus prüfen“
• Täglich: „E-Mail prüfen @computer“
• Monatlich: „Abonnements prüfen“

Einrichtungsschritte und Einzelheiten zu den Optionen finden Sie unter Wiederkehrende Aufgaben.

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Tipps für den Erfolg

Vertrauen Sie Ihrem System

• Erfassen Sie alles sofort.
• Verarbeiten Sie regelmäßig.
• Überspringen Sie Wochenrückblicke nicht.

Halten Sie es einfach

• Organisieren Sie nicht übermäßig.
• Verwenden Sie Kontexte anfangs sparsam.
• Fügen Sie Komplexität nur bei Bedarf hinzu.

Bauen Sie Gewohnheiten auf

• Wochenrückblick immer zur selben Zeit
• Regelmäßige Eingangsverarbeitung
• Einheitliche Erfassungsmethode

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Eine Verpflichtung abbrechen

Mit Aufgabe abbrechen oder Projekt abbrechen beenden Sie eine Verpflichtung und behalten ihren Verlauf. Abgebrochene Aufgaben bleiben im Archiv und in der Suche als Abgebrochen sichtbar und zählen nicht als erledigte Arbeit. Projekte stehen unter Geschlossen, mit getrennten Kennzeichnungen für erledigt und abgebrochen.

Beim Abbrechen eines Projekts bleiben erledigte Schritte erhalten; die übrigen Aktionen werden abgebrochen. Reaktivieren stellt die zusammen mit dem Projekt abgebrochenen Aufgaben wieder her, sofern sie danach nicht einzeln geändert wurden. Referenzmaterial, Notizen und Anhänge bleiben erhalten. Ein Grund kann in die Notizen geschrieben werden, ist aber nicht erforderlich.

Bei wiederkehrenden Aufgaben archiviert Wiederholungsserie abbrechen die aktuelle Aufgabe, ohne eine weitere zu erzeugen.

Aktualisieren Sie vor der Nutzung mit Synchronisierung alle Geräte, selbst gehosteten Server und Automatisierungsclients, die Ihre Daten schreiben. Ältere Versionen können die Abbruchkennzeichnung verlieren und den Eintrag als erledigt behandeln.

Siehe auch

• GTD-Überblick
• Kontexte und Tags
• Wochenrückblick