GTD-Überblick
Getting Things Done (GTD) ist eine von David Allen entwickelte Methode zur persönlichen Produktivität, die er in seinem Buch Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity beschreibt.
Geist wie Wasser
Die Kernphilosophie von GTD besteht darin, einen Zustand geistiger Klarheit zu erreichen, in dem Ihr Kopf nicht mit dem Erinnern an ausstehende Aufgaben belastet ist.
„Ihr Kopf ist dazu da, Ideen zu haben, nicht sie festzuhalten.“ — David Allen
Wenn Ihr Geist darauf vertraut, dass alles in einem zuverlässigen System erfasst ist, kann er sich darauf konzentrieren, Arbeit kreativ und wirksam zu erledigen.
Die fünf Schritte
GTD besteht aus fünf miteinander verbundenen Schritten:
1. Erfassen
Holen Sie alles aus Ihrem Kopf in ein vertrauenswürdiges System.
- Schreiben Sie jede Aufgabe, Idee, Verpflichtung und Erinnerung auf.
- Filtern und organisieren Sie noch nicht. Erfassen Sie zuerst.
- Verwenden Sie den Eingang als Sammelstelle.
2. Klären
Verarbeiten Sie jeden erfassten Eintrag und entscheiden Sie, was er bedeutet.
Fragen Sie bei jedem Eintrag:
- Was ist es?
- Ist eine Handlung erforderlich?
- Nein → Papierkorb, Irgendwann/Vielleicht oder Referenz
- Ja → Was ist das gewünschte Ergebnis? Was ist die nächste Aktion?
3. Organisieren
Legen Sie die Dinge dort ab, wo sie hingehören:
| Ziel | Wann es verwendet wird |
|---|---|
| Nächste Aktionen | Umsetzbare Aufgaben, die Sie selbst erledigen |
| Projekte | Ergebnisse, die mehrere Aktionen erfordern |
| Warten | An eine andere Person delegiert |
| Kalender | Muss zu einem bestimmten Zeitpunkt stattfinden |
| Irgendwann/Vielleicht | Ideen für die Zukunft |
| Referenz | Aufzubewahrende Informationen (Notizen) |
| Papierkorb | Nicht benötigt |
4. Reflektieren
Prüfen Sie Ihr System regelmäßig.
- Tägliche Durchsicht: Listen, Kalender und Eingang überfliegen
- Wochenrückblick: Alle Listen umfassend prüfen, Posteingänge leeren und Projekte aktualisieren
5. Erledigen
Handeln Sie mit Zuversicht.
Wählen Sie Ihre Arbeit anhand folgender Kriterien:
- Kontext: Wo sind Sie? Welche Werkzeuge stehen Ihnen zur Verfügung?
- Zeit: Wie viel Zeit haben Sie?
- Energie: Wie ist Ihr geistiger/körperlicher Zustand?
- Priorität: Was ist am wichtigsten?
Grundbegriffe
Nächste Aktionen
Eine nächste Aktion ist die nächste sichtbare, körperlich ausführbare Tätigkeit, die etwas voranbringt.
❌ Schlecht: „Am Projekt arbeiten“ ✓ Gut: „Projektordner öffnen und Statusnotizen prüfen“
Projekte
Ein Projekt ist jedes Ergebnis, das mehr als eine Aktion erfordert. Es ist die Verpflichtung zu einem Ergebnis, keine Aufgabenliste.
Projektabschnitte
Projektabschnitte sind benannte Gruppen innerhalb eines Projekts. Sie halten eine längere Projektaufgabenliste lesbar, ohne daraus verschachtelte Projekte oder Unteraufgaben zu machen.
Beispiel: Ein Projekt namens Website veröffentlichen kann Abschnitte für Design, Entwicklung und Inhalt enthalten. Das Projekt besitzt weiterhin ein einziges Ergebnis; Abschnitte sind lediglich Überschriften für Aufgaben innerhalb dieses Projekts.
Das Feld Projektabschnitt einer Aufgabe weist sie einem Abschnitt ihres aktuellen Projekts zu. Es ist nur relevant, wenn die Aufgabe bereits zu einem Projekt mit Abschnitten gehört. Hat die Aufgabe kein Projekt oder besitzt das Projekt keine Abschnitte, lassen Sie „Projektabschnitt“ leer.
Bereiche, Projekte und Aufgaben
Mindwtr verwendet ein flexibles „Behältermodell“, damit Sie ohne Reibung organisieren können:
- Bereiche sind dauerhafte Verantwortlichkeiten (z. B. Beruf, Zuhause, Gesundheit).
- Projekte sind Ergebnisse mit einem Ende. Sie können innerhalb eines Bereichs liegen oder eigenständig sein.
- Aufgaben können innerhalb eines Projekts, direkt in einem Bereich oder ganz ohne Zuweisung liegen (Eingang / kein Bereich).
So können Sie langfristige Verantwortlichkeiten in Bereichen verwalten und gleichzeitig schnelle Aufgaben erfassen, ohne eine Ordnerwahl zu erzwingen.
Faustregel:
- Bereiche beantworten: „Mit welchem Teil meines Lebens oder meiner Arbeit hängt diese Verantwortung zusammen?“
- Kontexte beantworten: „Was kann ich jetzt erledigen, wenn ich meinen Ort und meine verfügbaren Mittel berücksichtige?“
Wenn Sie beispielsweise als Auftragnehmer für mehrere Kunden arbeiten, kann ein eigener Bereich für jeden Kunden sinnvoll sein. Eine Aufgabe könnte gleichzeitig zu Bereich: Kunde A, Projekt: Website überarbeiten und Kontext: @computer gehören.
Die 2-Minuten-Regel
Wenn eine Aktion weniger als 2 Minuten dauert, erledigen Sie sie sofort während der Verarbeitung.
Kontexte
Tags, die angeben, wo oder womit Sie etwas erledigen können:
@home,@work,@errands@computer,@phone#focused,#lowenergy
Siehe auch: Kontexte und Tags
Warum GTD funktioniert
- Externes vertrauenswürdiges System: Ihr Gehirn muss nicht mehr versuchen, sich alles zu merken.
- Klare nächste Aktionen: Keine Unklarheit darüber, was zu tun ist.
- Regelmäßige Durchsichten: Das System bleibt aktuell und vertrauenswürdig.
- Kontextbezogene Listen: Sie sehen nur, was gerade relevant ist.
GTD lernen
- 6 Monate: Das System fühlt sich nicht mehr unbeholfen an.
- 1–2 Jahre: Die Prinzipien werden wirklich verinnerlicht.
- Fortlaufend: Erneutes Lesen bringt neue Erkenntnisse.
Ressourcen
- GTD in 15 Minutes: Kurze Einführung
- Getting Things Done (Buch) — David Allens Originalbuch
- r/gtd: GTD-Community auf Reddit