Présentation de GTD
Getting Things Done (GTD) est une méthode de productivité personnelle créée par David Allen et décrite dans son livre Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity.
L’esprit comme l’eau
La philosophie centrale de GTD consiste à atteindre un état de clarté mentale dans lequel votre esprit est libéré du fardeau de devoir se rappeler ce qui doit être fait.
« Votre tête sert à avoir des idées, pas à les retenir. » — David Allen
Lorsque votre esprit sait que tout est capturé dans un système fiable, il peut se concentrer sur l’accomplissement du travail avec créativité et efficacité.
Les cinq étapes
GTD repose sur cinq étapes interdépendantes :
1. Capturer
Sortez tout de votre tête pour le placer dans un système fiable.
- Notez chaque tâche, idée, engagement ou rappel
- Ne filtrez et n’organisez rien pour le moment. Capturez d’abord
- Utilisez la Boîte de réception comme point d’arrivée
2. Clarifier
Traitez chaque élément capturé et déterminez ce qu’il signifie.
Pour chaque élément, demandez-vous :
- Qu’est-ce que c’est ?
- Une action est-elle nécessaire ?
- Non → Corbeille, Un jour/Peut-être ou Référence
- Oui → Quel est le résultat souhaité ? Quelle est la prochaine action ?
3. Organiser
Placez les éléments là où ils doivent être :
| Destination | Quand l’utiliser |
|---|---|
| Prochaines actions | Tâches réalisables que vous effectuerez vous-même |
| Projets | Résultats nécessitant plusieurs actions |
| En attente | Éléments délégués à quelqu’un d’autre |
| Calendrier | Ce qui doit arriver à un moment précis |
| Un jour/Peut-être | Idées pour l’avenir |
| Référence | Informations à conserver (notes) |
| Corbeille | Ce qui n’est pas utile |
4. Réfléchir
Passez régulièrement votre système en revue.
- Revue quotidienne : parcourez vos listes, le calendrier et la boîte de réception
- Revue hebdomadaire : examinez toutes les listes, videz les boîtes de réception et actualisez les projets
5. Agir
Passez à l’action en toute confiance.
Choisissez votre travail selon :
- le contexte : où êtes-vous ? De quels outils disposez-vous ?
- le temps : de combien de temps disposez-vous ?
- l’énergie : quel est votre état mental et physique ?
- la priorité : qu’est-ce qui compte le plus ?
Concepts clés
Prochaines actions
Une prochaine action est la prochaine activité physique et visible qui permet de faire avancer un sujet.
❌ Mauvais : « Travailler sur le projet » ✓ Bon : « Ouvrir le dossier du projet et examiner les notes d’avancement »
Projets
Un projet est tout résultat nécessitant plusieurs actions. C’est un engagement envers un résultat, pas une liste de tâches.
Sections de projet
Les sections de projet sont des groupes nommés à l’intérieur d’un même projet. Elles permettent de garder lisible une longue liste de tâches de projet sans la transformer en projets imbriqués ni en sous-tâches.
Exemple : un projet nommé Lancer le site web peut comporter des sections Design, Développement et Contenu. Le projet conserve un seul résultat ; les sections ne sont que des titres pour les tâches de ce projet.
Le champ Section de projet d’une tâche l’associe à l’une des sections de son projet actuel. Il n’a de sens que si la tâche appartient déjà à un projet qui possède des sections. Si la tâche n’a pas de projet, ou si le projet n’a pas de sections, laissez le champ Section de projet vide.
Domaines, projets et tâches
Mindwtr utilise un modèle souple de « conteneurs » pour vous permettre de vous organiser sans friction :
- Les Domaines sont des responsabilités continues (par exemple, Travail, Maison, Santé).
- Les Projets sont des résultats qui ont une fin. Ils peuvent appartenir à un Domaine ou rester indépendants.
- Les Tâches peuvent appartenir à un Projet, directement à un Domaine, ou rester entièrement sans attribution (Boîte de réception/sans Domaine).
Vous pouvez ainsi conserver les responsabilités durables dans des Domaines tout en capturant rapidement des tâches sans être obligé de choisir un dossier.
Règle pratique :
- Les Domaines répondent à la question : « À quelle partie de ma vie ou de mon travail cette responsabilité est-elle liée ? »
- Les Contextes répondent à la question : « Que puis-je faire maintenant, compte tenu de l’endroit où je suis et de ce dont je dispose ? »
Par exemple, si vous travaillez pour plusieurs clients comme prestataire, utiliser un Domaine pour chaque client peut être pertinent. Une tâche peut appartenir à Domaine : Client A, Projet : Refonte du site web et Contexte : @computer en même temps.
La règle des 2 minutes
Si une action prend moins de 2 minutes, faites-la immédiatement pendant le traitement.
Contextes
Tags qui indiquent où ou avec quoi vous pouvez faire quelque chose :
@home,@work,@errands@computer,@phone#focused,#lowenergy
Voir aussi : Contextes et tags
Pourquoi GTD fonctionne
- Système externe fiable : votre cerveau cesse d’essayer de tout retenir
- Prochaines actions claires : aucune ambiguïté sur ce qu’il faut faire
- Revues régulières : le système reste actuel et digne de confiance
- Listes par contexte : vous ne voyez que ce qui est pertinent maintenant
Apprendre GTD
- 6 mois : vous cessez de vous sentir maladroit avec le système
- 1 à 2 ans : vous assimilez réellement les principes
- En continu : chaque relecture apporte de nouvelles idées
Ressources
- GTD in 15 Minutes : introduction rapide
- Getting Things Done (livre) — livre original de David Allen
- r/gtd : communauté GTD sur Reddit