Mindwtr 中的 GTD 工作流

本指南介绍如何使用 Mindwtr 的功能实践 GTD 方法。

想直观看看这套方法如何运作？观看带英文解说的 GTD 演示以及视频库中的其他视频。

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概览

Mindwtr 与 GTD 概念直接对应：

GTD 概念	Mindwtr 功能
收集箱	收集箱视图
明确意义	处理向导
下一步行动	用焦点视图查看可执行的行动；用情境/项目/搜索查看完整清单
项目	项目视图
等待	等待视图（状态：waiting）
将来/也许	将来/也许视图（状态：someday）
日历	日历视图（含截止日期的任务）
每周回顾	回顾向导

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实践模式

使用以下模式，让系统保持轻量：

• 将下一步行动写成看得见的具体动作：“致电保险公司”优于“处理保险事宜”。
• 将项目支持材料放在项目备注中。不要让尚且无法执行的未来行动充斥焦点视图。
• 将大型任务拆分成小块或时间盒，例如“花 30 分钟整理照片”。
• 使用情境表示工具、地点、精力和人员：@phone、@errands、#focused、@Alex。
• 将已委派的工作放入等待视图，并添加跟进日期或人员情境。
• 只把硬性日程放入日历：约会、截止期限和指定时间的承诺。
• 每周回顾时，当未来项目备注变得可执行，就将其转化为真正的下一步行动。
• 若想保持系统精简，每个项目只选一个下一步行动；只有行动确实可以并行时，才选择多个。

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1. 收集（收集箱）

收集箱汇集所有领域的事项，包括尚未分配领域的事项。在桌面端和移动端，领域筛选不会限制收集箱列表、数量或处理收集箱队列。你可以保持选中工作，同时处理刚收集的无领域事项。整理时按需分配领域即可，收集时不必先分类。

快速收集

• 桌面端： 在底部输入框中输入，或在应用获得焦点时使用快捷键 a。o 也可以打开添加任务界面。
• 移动端： 点击收集箱标签页中的输入框
• 思绪清理： 当你需要收集工作、家庭、人员、跑腿事务和将来想法等各方面尚未闭合的事项时，使用引导提示。

快速添加语法

收集时立即添加情境：

Call plumber @phone @home
Buy groceries @errands /due:saturday
Research topic #focused +WorkProject
Sort receipts /energy:low

规则

收集一切。不要筛选、评判或整理。把它们从脑中清空。

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2. 明确意义（处理向导）

开始处理

• 桌面端： 点击“处理收集箱”按钮
• 移动端： 点击“处理收集箱”按钮

完善标题

标题在处理向导的每一步都可以编辑，并且识别与收集时相同的快速添加语法：

• @context, #tag, !Area, +Existing Project, %Person
• /energy:, /priority:, /start:, /due:, /review:, /note:, /link:

输入的情境和标签会追加到你已选中的项上，不会替换它们。处理时会忽略 /waiting 之类的状态命令——状态由你在工作流中选择的去向决定。若 +Name 没有对应的已有项目，它会留在标题里；处理过程绝不会因为一个命令而创建项目。

在桌面端，每打开一条项目时光标就落在标题末尾，因此你敲下的第一个键是在完善这条收集，而不是覆盖它。

在桌面版或移动版处理条目时，你会在相似任务下看到最多三条标题相同或用词高度重合的已有任务，包括已完成和已归档的任务。你可以先查看它们的标题和状态，再决定如何处理当前条目。这项提示在离线且关闭 AI 时也能使用，不会更改你的任务。

工作流

flowchart TD
    A[收集箱中的事项] --> B{可以采取行动吗？}
    B -->|否| C{它是什么？}
    C -->|垃圾| D[删除]
    C -->|未来的想法| E[将来/也许]
    C -->|参考资料| F[添加到备注]
    C -->|还不确定| N[择日再看 → 回到本流程]
    B -->|是| P{是否超过一步？}
    B -->|是，但还不开始| S[稍后开始 → 开始日期，下一步行动]
    P -->|是| Q[设为项目 → 命名并写出第一个下一步行动]
    P -->|否| G{少于 2 分钟吗？}
    G -->|是| H[立即执行 → 完成]
    G -->|否| I{应该由谁来做？}
    I -->|我来做| J[添加情境 → 下一步行动]
    I -->|委派| K[添加备注 → 等待]

决策点

可以采取行动吗？

• 否 → 删除、添加为参考资料、移至将来/也许，或选择择日再看：挑一个日期，到那天这条会回到本流程，让你重新决定
• 是 → 继续，或选择稍后开始，为一件已经想清楚的行动设置开始日期并归入下一步行动

将来/也许、稍后开始，还是择日再看？ 三者都会把事项先放到一边，但方式不同：

• 将来/也许：不设日期地搁置。你会在“将来/也许”列表或每周回顾中再次看到它。
• 稍后开始：仍然是下一步行动，只是在开始日期之前隐藏。到了那一天，它会自行出现在“专注”和“下一步行动”中。
• 择日再看：“将来/也许”加上一个回顾日期。到了那一天，该事项会再次进入这一轮理清流程，并标记为回来重新明确，让你重新决定。在此之前它一直留在“将来/也许”，不会回到收集箱。

不止一个步骤吗？

• 是 → 将收集的事项转化为项目：为其命名并定义下一步行动。根据需要添加任意数量的后续行动。它们会回到收集箱，并且已关联该项目，因此每项行动都会单独经过一次明确意义流程
• 否 → 继续将其作为单个行动处理

能在 2 分钟内完成吗？

• 是 → 立即执行，标记为完成
• 否 → 继续

应该由谁来做？

• 我来做 → 选择情境，移至下一步行动
• 委派 → 添加等待备注，移至等待

分配到项目？（可选）

• 将相关任务关联到一个项目

选择参考资料时，同一步骤会同时给出领域和项目选择器，笔记因此可以一步归到该去的地方，不必再编辑一次。选定项目后，领域选择器会隐藏，因为项目已经决定了这条笔记的归属。

参考资料也出现在每个任务行的状态菜单和任务编辑器中，因此任何任务随时都可以变成参考笔记，不必经过收集箱处理流程。

实例：分两步完成的一件事

汽车安全召回通知寄到了。你收集了一条 汽车安全召回通知，它进入收集箱。处理它需要两个行动——先给经销商打电话，之后再把车开过去——所以在处理时应该把它变成项目，而不是一条任务。点击 处理收集箱，然后：

1. 第一屏是 先澄清任务内容。如果描述含糊，先改写，然后点击 下一步。
2. 是否可执行？ 点击 是的，可执行。
3. 是否超过一步？ 点击 是，设为项目。
4. 为项目命名——汽车安全召回——并在 下一步行动 中写出第一个真正的行动：致电经销商预约召回检修。
5. 点击 再添加一个行动，写出后续步骤：把车开去做召回检修。
6. 点击 创建项目并添加下一步。

Mindwtr 会创建项目，把你收集的内容变成它的第一个下一步行动，并把后续步骤连同已关联的项目送回收集箱，让你单独澄清它——包括预约日期，等你拿到之后再填。随后处理会继续到下一条收集箱事项。如果某个后续步骤今天还无法确定，就先不写，打完电话再收集；项目会一直让这个结果保持可见，直到没有事情剩下。

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3. 组织整理

任务状态

状态	含义	视图
inbox	尚未处理	收集箱
next	已准备好接下来执行	焦点
waiting	已委派/受阻	等待
someday	未来/也许	将来/也许
done	最近完成	完成
archived	已完成并归档	已归档

完成和已归档都是关闭状态，但用途不同：

• 完成是近期的完成记录。将其用于你可能想在每日或每周回顾时查看的任务。
• 已归档是归档的历史记录。已归档任务不会显示在普通任务列表中，但仍可在已归档视图中搜索、恢复或永久删除。已归档视图还提供“任务 | 项目”切换，可查看已归档项目并在其中恢复或删除。
• 自动归档可在设定的天数后将完成任务移至已归档。若希望完成视图无限期保留所有已完成任务，请将其设为永不。

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将来/也许分区

你可以用命名分区把较长的将来/也许清单按旅行、书籍或家庭等主题整理。为将来任务指定分区时可直接新建，也可在设置 → 管理 → 将来分区中调整名称和顺序。创建第一个分区后，清单会自动按分区分组；之后仍保留你选择的分组方式。删除或重命名分区不会删除任务，分区分配会同步到受支持的设备。

在移动端，新建分区… 位于“将来/也许”的数量统计旁。在桌面端和移动端的“将来/也许”与“等待”视图中，点击项目标题可折叠或展开项目列表，折叠后仍显示数量。现有领域筛选也适用于这些项目。折叠仅改变当前视图，不会更改项目状态或同步数据。

情境和标签

添加情境，以便按可以执行任务的地点筛选：

地点情境 (@)：

• @home、@work、@errands、@anywhere
• @computer、@phone、@agendas

标签 (#)：

• #focused：深度工作
• #lowenergy：简单任务
• #creative：头脑风暴
• #routine：重复性任务

人员

使用人员功能管理已委派或以人为中心的工作。任务的受理人会为等待列表、建议和 assigned: 搜索提供支持；人员管理器让你可以保存可重复使用的姓名、备注和参考链接，而无需把每个人都变成情境标签。删除人员时，其任务会被保留并清除受理人，而不是删除这些工作。

可以通过分配给字段或设置 -> 管理 -> 人员创建人员。可以通过领域选择器或设置 -> 管理 -> 领域创建领域。确切路径参见领域和人员。

项目

为需要多个步骤才能实现的结果创建项目：

1. 前往项目视图
2. 添加一个具有名称的新项目，并可选择直接在创建表单中选取其领域（默认为你当前用于筛选的领域）
3. 向项目添加任务
4. （可选）创建分区，按阶段或子结果对任务进行分组
5. 切换顺序/并行模式：
   • 顺序： 焦点视图中只显示第一个任务
   • 并行： 焦点视图中显示所有任务

删除项目或领域时，其任务会被保留。Mindwtr 会解除这些工作与原项目或领域的关联，使其变为未分配状态，而不会级联删除。

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项目分区

项目分区是单个项目内部的细分。当项目具有自然的阶段、里程碑或工作流，而扁平任务列表难以浏览时，请使用分区。

示例：发布网站可以包含设计、开发和内容等分区。它们既不是独立项目，也不是子任务，而是同一个项目结果内部的组织标题。

任务的项目分区字段可将该任务分配到所属项目的某个分区。只有当任务已属于一个设有分区的项目时，该字段才有用。对于未分配的任务或没有分区的项目，请将该字段留空。

顺序项目可以使用项目范围或分区范围。当一个项目包含相互独立的阶段或工作流时，请使用分区范围：Mindwtr 会显示每个分区中第一个可执行的任务，而不是让整个项目都被一个任务阻塞。使用分区范围时，完成某个分区的最后一项下一步行动后，Mindwtr 会针对该分区询问“下一步行动是什么？”，就像完成整个项目的最后一项行动时一样。

这个提示框还会提供保存并编辑。它会保存后续任务并打开任务编辑器；你可以添加日期、设置可选优先级，或将其状态改为收集箱。新任务默认为同一项目和分区中的下一步行动，明确输入的快速添加命令仍会生效。添加下一步行动仍保持现有的快速保存流程。

顺序 → 跨分区按默认排序下的手动顺序选择任务：先按分区顺序，再按各分区内的任务顺序，无分区排在最后。移动分区或任务会改变执行顺序；按标题、优先级或日期排序只改变显示方式。分区内仍会分别选择各分区的任务；已加星任务、截止日期和回顾日期的现有例外规则保持不变。

截止日期和提醒

• 为截止期限设置截止日期
• 为开始执行的时间设置开始日期
• 为定期检查设置回顾日期（备忘）

对于带截止时间的任务，可将重复提醒设为 5、10、15、30 或 60 分钟。对于设有开始时间或截止日期的任务，跳过提醒会关闭开始和截止提醒，但不会将任务从“专注”或其他列表中移除。

日期与状态

Mindwtr 将任务状态与任务日期分开处理。状态是你选择的 GTD 状态，例如 inbox、next、waiting 或 someday。日期控制任务何时出现以及为何出现；日期到来绝不会自行改变任务的状态。

编辑时有一个特意设计的快捷方式：为收集箱事项指定开始日期，就表示已经明确了该事项的意义——你已决定何时可以着手处理——因此，Mindwtr 会在你设定日期时立即将其移至 next，这与为收集箱事项加星的效果相同。如果你在同一次编辑中选择了状态，则以你的选择为准；而 someday 或 waiting 任务在设置日期后始终保留原状态：设置了日期的将来任务是备忘事项，设置了日期的等待任务是跟进提醒。

• 开始日期是推迟/可执行时间的门槛。默认情况下，未来的开始日期会让任务不显示在焦点视图中。日期到来时，任务会以原有状态重新出现。如果开始日期带有具体时间，下一步行动会一直隐藏该任务到那个时刻——下午 5 点才能开始的任务不会一早就占据列表；今天分区仍会按时间列出它。未来 7 天内其他日期的开始日期仍会在焦点的即将到来分区中预览，因此推迟到期时绝不会毫无预兆。
• 回顾日期是备忘日期。日期到来时，Mindwtr 会在支持待回顾事项的视图中显示该任务，供你重新考虑；在你作出决定之前，任何内容都不会改变。
• 截止日期是截止期限。当它临近或已经过去时，Mindwtr 会通过显示效果、提醒和排序权重来强调任务的截止期限；状态保持不变。

有些处理操作会同时设置状态和日期——处理收集箱时选择稍后，会将事项移至 next 并设定开始日期；直接为收集箱事项设定开始日期，也会产生相同效果。此后，日期只控制可见性；绝不会再次改变状态。

已规划但尚不可执行

有些工作你已经确定要做，但暂时还无法开始。Mindwtr 特意不为它设立单独的状态：“还不能做”说明的是顺序或时机，而不是又一种 GTD 状态。

如果这项任务在等待同一项目中更早的步骤，请让它保持 next，并把项目切换为顺序模式。只有第一项未完成的任务会进入焦点和下一步行动，其余任务留在项目视图中，标记为顺序中的后续步骤，整条链路都有记录，却不会挤占你的行动清单。当项目包含相互独立的工作流时，分区范围会在每个阶段内起到同样的作用。

如果这项任务等待的是某个日期，请为它设定开始日期。在那一天到来之前，它不会出现在焦点和下一步行动中，到期后则以原有状态重新出现。这表示可执行性，而非期限——只有当工作确实有期限时才添加截止日期。相邻的两个状态请留给它们真正的含义：someday 是你尚未承诺的工作，waiting 是被他人阻塞的工作。

相对开始提前时间

当开始日期应该始终与截止日期关联时，请使用开始提前时间。例如，一项周五截止的任务可以从截止前两天开始，或者一项下午 5:00 截止的任务可以从截止前三小时开始。提前时间为 0 表示任务在截止日期当天开始，这适合那些直到到期当天才应出现的重复性杂务。

当任务同时具有截止日期和开始提前时间时，Mindwtr 会将偏移量视为真实数据来源。移动截止日期时，会根据相同的偏移量重新计算开始日期；生成下一个重复任务实例时，也会保留相同的提前时间。

如果无论截止期限如何变动，工作都应在某个具体日历日期开始，请改用固定的开始日期。

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4. 回顾（每周回顾）

开始回顾

• 桌面端： 前往侧边栏中的每周回顾
• 移动端： 点击底部栏中的回顾标签页

步骤

1. 处理收集箱

   • 清空所有收集箱事项
   • 目标：清空收集箱
   • 使用回顾中的处理收集箱操作，在每周回顾内部运行常规的明确意义工作流

2. 回顾日历

   • 回顾过去 2 周，检查遗漏的跟进事项
   • 展望未来 2 周，检查需要准备的事项

3. 等待

   • 回顾已委派的事项
   • 必要时发送提醒

4. 回顾项目

   • 确保每个项目都有下一步行动
   • 将已完成的项目标记为完成

5. 将来/也许

   • 回顾暂时搁置的想法
   • 激活或删除事项

最佳实践

每周安排 30-90 分钟，在相同的时间、相同的地点进行回顾。

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执行

选择要做的工作

使用焦点视图查看：

• 今日专注：开始日期已到的加星任务
• 今天：已逾期、今天截止或今天开始的下一步行动
• 下一步行动：其他当前可执行的行动
• 待回顾：回顾日期已到的未完成承诺
• 即将到来：未来 7 天内开始或重复出现的下一步行动

焦点并非完整的清单视图。它会把未来才开始的任务，以及顺序项目中靠后的任务排除在可执行列表之外，从而让这些列表只呈现当前可执行的行动。如需检查所有下一步行动（包括已推迟或受阻的事项），请使用情境、项目或搜索。

在桌面端或移动端 Focus 顶部使用仅显示今日焦点，即可保持今日焦点展开，并折叠今天、下一步、待回顾、即将到来和待回顾项目。分区标题和数量仍然可见，可以单独展开任意分区；展开各分区可将它们全部展开。每台设备会记住自己的折叠状态。桌面端会用它替换仅显示前三项，不会限制或改变已加星的任务。

示例：让项目中的零散想法易于管理

1. 建立一个房屋维修项目，将检查漏水的水龙头和比较油漆颜色记为分配给该项目的收集箱任务，也可以把初步想法留在项目笔记中。
2. 准备动手时，再处理漏水水龙头这项任务，把它变成下一步行动，并加星标作为今天的优先事项。另一项任务先留在收集箱，直到你决定它的下一步。已经决定要做的项目也可以包含尚未处理的想法，不必都放入将来/也许。
3. 打开日程（焦点），选择仅显示今日焦点来折叠其他分区。没有日期的下一步行动是可供选择的工作，并不表示今天必须全部完成。对于必须按顺序执行的项目步骤，顺序项目通常一次只显示一项下一步行动。星标、截止日期或回顾日期仍可能让其他事项进入焦点。
4. 对于每周四打扫厨房，把首次开始日期设为下一个周四，并选择每周四重复。开始日期到来之前，任务不会进入焦点的可执行清单；完成后会推进到下一次。即将到来仍可能预览它，你也可以折叠这个分区。真正有期限时才使用截止日期。
5. 想以后重新考虑一个想法时，选择择日再看并设定回顾日期。等待期间可以在将来/也许或搜索中找到它。到了回顾日期，它会在处理收集箱中以回来重新明确的形式出现，并在你决定怎么做之前保持将来状态，不会自动变成下一步行动。再次记下同一个想法前，先检查这些清单。

焦点如何对可执行行动排序

焦点会先判断任务是否可执行，然后对可见的行动进行排序：

焦点分区依次为：今日专注 → 今天 → 下一步行动 → 待回顾 → 即将到来。

1. 今日焦点显示你明确设为今日焦点的任务。你可以手动将它们排列成计划执行的顺序——在桌面端拖动抓取手柄，或在移动端使用分区标题上的重新排序开关。当焦点排序采用默认设置时，会应用这个手动顺序；该顺序会在设备间同步，并且任务在离开焦点前会一直保持其位置。

2. 今天/日程显示已逾期、今日截止或今日开始的可执行 next 任务，包括开始时间在今天稍后的，这些行会显示各自的开始时间，直到时间到来。它们先按最早的截止/开始时间排序，然后在启用优先级时按优先级排序，最后按最早创建日期排序。

   “今天”先列出当前可执行的任务；如果还有今天尚未到开始时间的任务，再显示今天稍后分组。各组保留所选排序。开始时间一到，任务会自动移回“今天”主列表，分组为空时自动隐藏。只设日期、没有时间的任务仍在主列表中。此变化不新增设置，也不改变“今日专注”或“即将到来”。

3. 下一步行动显示其余可执行的 next 任务。默认顺序为：

   • 即将截止的任务优先，截止日期越早越靠前（目前指未来 30 天内截止）
   • 无日期的行动其次
   • 距离截止日期较远的行动最后，截止日期越早越靠前
   • 在同一组内：启用优先级时先按优先级，然后依次按开始时间、最早创建日期、标题和 id 排序

4. 待回顾显示回顾日期已到的任务。查看某个事项后，可以清除其回顾日期（标记为已回顾），或使用一周后回顾将其推迟；桌面端可从任务的快捷操作菜单执行，移动端可长按该行执行。 “待回顾”是与每周回顾及截止日期提醒分开的提醒列表。回顾日期已到的 next 任务仍可能显示在这里；调整分区顺序不会移动它。

5. 即将到来显示未来 7 天内会出现的 next 任务：有未来开始日期的任务，或等待下一次截止或回顾日期的重复任务。你可以为未来开始的下一步行动加星：它会留在此处直到开始日，再自动进入今日专注，此前不占今天的专注名额。没有开始日期的重复任务仍仅供预览。

开始日期是 Mindwtr 的推迟/计划日期字段。未来才开始的任务在其开始日之前不会进入可执行列表；即将到来分区就是内置的未来一周预览，更远的推迟则可通过项目或搜索查看。顺序项目还会限制焦点只显示该项目或分区中第一个可执行的行动，因此在前一步不再造成阻塞之前，后续行动不会显示在焦点中。

时间估算和精力是焦点的筛选及分组选项，而不是默认排序键。按情境、项目、领域、精力或优先级分组会改变视觉分组；这些组内的任务仍采用相同的可执行性判断和下一步行动排序。

按以下方式分组下一步行动只对“下一步行动”分区分组，不改变“今日专注”“今天”“待回顾”或“即将到来”的分组。

情境筛选

1. 前往焦点或情境视图
2. 选择一个情境标签（例如 @home）
3. 只查看该情境下的任务

今日焦点

为任务加星，将其设为今日优先事项，数量不超过你配置的焦点上限：

• 桌面端： 点击星形图标
• 移动端： 点击星形徽章

今日专注会显示开始日期已经到来的加星任务，即使当前领域原本会隐藏它们。未来开始的下一步行动会保留星标并留在即将到来，今天不占专注名额。已保存的筛选器、筛选标签和搜索框仍会缩小可见列表。

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每日工作流

早晨

1. 打开焦点视图，查看今日优先事项
2. 设定当天的焦点任务，数量不超过你配置的焦点上限
3. 开始处理第一个任务（标记为焦点）

一天之中

1. 将新事项收集到收集箱
2. 切换地点时，查看按情境筛选的列表
3. 将已完成的任务标记为完成

一天结束时

1. 快速浏览收集箱（有时间就处理）
2. 查看明天的日历
3. 更新所有进行中的任务

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重复任务

通过任务编辑器的重复字段设置重复任务。选择每天、每周、每月或每年重复，然后选择任务是按固定日程重复，还是完成后再重复。

Mindwtr 只保留一个处于活跃状态的重复任务实例。未来的任务不会预先生成为真实任务；完成当前任务时，下一项任务才会出现。如需规划预览，可以启用在日历中显示未来重复。

重复任务示例：

• 每周：“回顾项目状态”
• 每天：“检查电子邮件 @computer”
• 每月：“查看订阅”

设置步骤和选项详情参见重复任务。

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成功秘诀

信任你的系统

• 立即收集一切
• 定期处理
• 不要跳过每周回顾

保持简单

• 不要过度组织
• 一开始少量使用情境
• 只在需要时增加复杂性

培养习惯

• 在固定时间进行每周回顾
• 定期处理收集箱
• 使用一致的收集方式

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取消任务或项目

如果决定不再继续，但希望保留记录，可以使用取消任务或取消项目。取消的任务保留在归档和搜索中，标为已取消，不会计入完成数量。项目列表的已结束分组会区分已完成和已取消的项目。

取消项目会保留已完成的步骤，并取消剩余待办。重新激活会恢复随该项目取消、且之后未被单独修改的任务。参考资料、备注和附件会保留。取消原因可以写在备注中，不要求填写。

对于重复任务，取消重复系列会归档当前这一次，不再生成下一次。

使用取消功能并同步前，请先升级所有会写入数据的设备、自托管服务器和自动化客户端。旧版可能丢失取消标记，把该记录解释为已完成。

另请参阅

• GTD 概览
• 情境和标签
• 每周回顾