Mindwtr 中的 GTD 工作流
本指南介绍如何使用 Mindwtr 的功能实践 GTD 方法。
概览
Mindwtr 与 GTD 概念直接对应：
| GTD 概念 | Mindwtr 功能 |
|---|---|
| 收集箱 | 收集箱视图 |
| 明确意义 | 处理向导 |
| 下一步行动 | 用焦点视图查看可执行的行动；用情境/项目/搜索查看完整清单 |
| 项目 | 项目视图 |
| 等待 | 等待视图（状态：waiting） |
| 将来/也许 | 将来/也许视图（状态：someday） |
| 日历 | 日历视图（含截止日期的任务） |
| 每周回顾 | 回顾向导 |
实践模式
使用以下模式，让系统保持轻量：
- 将下一步行动写成看得见的具体动作：“致电保险公司”优于“处理保险事宜”。
- 将项目支持材料放在项目备注中。不要让尚且无法执行的未来行动充斥焦点视图。
- 将大型任务拆分成小块或时间盒，例如“花 30 分钟整理照片”。
- 使用情境表示工具、地点、精力和人员：
@phone、@errands、#focused、@Alex。 - 将已委派的工作放入等待视图，并添加跟进日期或人员情境。
- 只把硬性日程放入日历：约会、截止期限和指定时间的承诺。
- 每周回顾时，当未来项目备注变得可执行，就将其转化为真正的下一步行动。
- 若想保持系统精简，每个项目只选一个下一步行动；只有行动确实可以并行时，才选择多个。
1. 收集（收集箱）
快速收集
- 桌面端： 在底部输入框中输入，或在应用获得焦点时使用快捷键
a。o也可以打开添加任务界面。 - 移动端： 点击收集箱标签页中的输入框
- 思绪清理： 当你需要收集工作、家庭、人员、跑腿事务和将来想法等各方面尚未闭合的事项时，使用引导提示。
快速添加语法
收集时立即添加情境：
Call plumber @phone @home
Buy groceries @errands /due:saturday
Research topic #focused +WorkProject
Sort receipts /energy:low规则
收集一切。不要筛选、评判或整理。把它们从脑中清空。
2. 明确意义（处理向导）
开始处理
- 桌面端： 点击“处理收集箱”按钮
- 移动端： 点击“处理收集箱”按钮
工作流
flowchart TD
A[收集箱中的事项] --> B{可以采取行动吗？}
B -->|否| C{它是什么？}
C -->|垃圾| D[删除]
C -->|未来的想法| E[将来/也许]
C -->|参考资料| F[添加到备注]
B -->|是| G{少于 2 分钟吗？}
G -->|是| H[立即执行 → 完成]
G -->|否| I{应该由谁来做？}
I -->|我来做| J[添加情境 → 下一步行动]
I -->|委派| K[添加备注 → 等待]决策点
可以采取行动吗？
- 否 → 删除、移至将来/也许，或添加为参考资料
- 是 → 继续
不止一个步骤吗？
- 是 → 将收集的事项转化为项目：为其命名并定义下一步行动。根据需要添加任意数量的后续行动。它们会回到收集箱，并且已关联该项目，因此每项行动都会单独经过一次明确意义流程
- 否 → 继续将其作为单个行动处理
能在 2 分钟内完成吗？
- 是 → 立即执行，标记为完成
- 否 → 继续
应该由谁来做？
- 我来做 → 选择情境，移至下一步行动
- 委派 → 添加等待备注，移至等待
分配到项目？（可选）
- 将相关任务关联到一个项目
3. 组织整理
任务状态
| 状态 | 含义 | 视图 |
|---|---|---|
inbox | 尚未处理 | 收集箱 |
next | 已准备好接下来执行 | 焦点 |
waiting | 已委派/受阻 | 等待 |
someday | 未来/也许 | 将来/也许 |
done | 最近完成 | 完成 |
archived | 已完成并归档 | 已归档 |
完成和已归档都是关闭状态，但用途不同：
- 完成是近期的完成记录。将其用于你可能想在每日或每周回顾时查看的任务。
- 已归档是归档的历史记录。已归档任务不会显示在普通任务列表中，但仍可在已归档视图中搜索、恢复或永久删除。
- 自动归档可在设定的天数后将完成任务移至已归档。若希望完成视图无限期保留所有已完成任务，请将其设为永不。
情境和标签
添加情境，以便按可以执行任务的地点筛选：
地点情境 (@)：
@home、@work、@errands、@anywhere@computer、@phone、@agendas
标签 (#)：
#focused：深度工作#lowenergy：简单任务#creative：头脑风暴#routine：重复性任务
人员
使用人员功能管理已委派或以人为中心的工作。任务的受理人会为等待列表、建议和 assigned: 搜索提供支持；人员管理器让你可以保存可重复使用的姓名、备注和参考链接，而无需把每个人都变成情境标签。删除人员时，其任务会被保留并清除受理人，而不是删除这些工作。
可以通过分配给字段或设置 -> 管理 -> 人员创建人员。可以通过领域选择器或设置 -> 管理 -> 领域创建领域。确切路径参见领域和人员。
项目
为需要多个步骤才能实现的结果创建项目：
- 前往项目视图
- 添加一个具有名称的新项目，并可选择直接在创建表单中选取其领域（默认为你当前用于筛选的领域）
- 向项目添加任务
- （可选）创建分区，按阶段或子结果对任务进行分组
- 切换顺序/并行模式：
- 顺序： 焦点视图中只显示第一个任务
- 并行： 焦点视图中显示所有任务
删除项目或领域时，其任务会被保留。Mindwtr 会解除这些工作与原项目或领域的关联，使其变为未分配状态，而不会级联删除。
项目分区
项目分区是单个项目内部的细分。当项目具有自然的阶段、里程碑或工作流，而扁平任务列表难以浏览时，请使用分区。
示例：发布网站可以包含设计、开发和内容等分区。它们既不是独立项目，也不是子任务，而是同一个项目结果内部的组织标题。
任务的项目分区字段可将该任务分配到所属项目的某个分区。只有当任务已属于一个设有分区的项目时，该字段才有用。对于未分配的任务或没有分区的项目，请将该字段留空。
顺序项目可以使用项目范围或分区范围。当一个项目包含相互独立的阶段或工作流时，请使用分区范围：Mindwtr 会显示每个分区中第一个可执行的任务，而不是让整个项目都被一个任务阻塞。
截止日期和提醒
- 为截止期限设置截止日期
- 为开始执行的时间设置开始日期
- 为定期检查设置回顾日期（备忘）
日期与状态
Mindwtr 将任务状态与任务日期分开处理。状态是你选择的 GTD 状态，例如 inbox、next、waiting 或 someday。日期控制任务何时出现以及为何出现；日期到来绝不会自行改变任务的状态。
编辑时有一个特意设计的快捷方式：为收集箱事项指定开始日期，就表示已经明确了该事项的意义——你已决定何时可以着手处理——因此，Mindwtr 会在你设定日期时立即将其移至 next，这与为收集箱事项加星的效果相同。如果你在同一次编辑中选择了状态，则以你的选择为准；而 someday 或 waiting 任务在设置日期后始终保留原状态：设置了日期的将来任务是备忘事项，设置了日期的等待任务是跟进提醒。
- 开始日期是推迟/可执行时间的门槛。默认情况下，未来的开始日期会让任务不显示在焦点视图中。日期到来时，任务会以原有状态重新出现。
- 回顾日期是备忘日期。日期到来时，Mindwtr 会在支持待回顾事项的视图中显示该任务，供你重新考虑；在你作出决定之前，任何内容都不会改变。
- 截止日期是截止期限。当它临近或已经过去时，Mindwtr 会通过显示效果、提醒和排序权重来强调任务的截止期限；状态保持不变。
有些处理操作会同时设置状态和日期——处理收集箱时选择稍后，会将事项移至 next 并设定开始日期；直接为收集箱事项设定开始日期，也会产生相同效果。此后，日期只控制可见性；绝不会再次改变状态。
相对开始提前时间
当开始日期应该始终与截止日期关联时，请使用开始提前时间。例如，一项周五截止的任务可以从截止前两天开始，或者一项下午 5:00 截止的任务可以从截止前三小时开始。提前时间为 0 表示任务在截止日期当天开始，这适合那些直到到期当天才应出现的重复性杂务。
当任务同时具有截止日期和开始提前时间时，Mindwtr 会将偏移量视为真实数据来源。移动截止日期时，会根据相同的偏移量重新计算开始日期；生成下一个重复任务实例时，也会保留相同的提前时间。
如果无论截止期限如何变动，工作都应在某个具体日历日期开始，请改用固定的开始日期。
4. 回顾（每周回顾）
开始回顾
- 桌面端： 前往侧边栏中的每周回顾
- 移动端： 点击底部栏中的回顾标签页
步骤
处理收集箱
- 清空所有收集箱事项
- 目标：清空收集箱
- 使用回顾中的处理收集箱操作，在每周回顾内部运行常规的明确意义工作流
回顾日历
- 回顾过去 2 周，检查遗漏的跟进事项
- 展望未来 2 周，检查需要准备的事项
等待
- 回顾已委派的事项
- 必要时发送提醒
回顾项目
- 确保每个项目都有下一步行动
- 将已完成的项目标记为完成
将来/也许
- 回顾暂时搁置的想法
- 激活或删除事项
最佳实践
每周安排 30-90 分钟，在相同的时间、相同的地点进行回顾。
执行
选择要做的工作
使用焦点视图查看：
- 今日焦点任务（已加星的事项）
- 下一步行动（按情境筛选或全部）
- 已逾期事项
- 今日截止事项
焦点并非完整的清单视图。它会隐藏未来才开始的任务，以及顺序项目中靠后的任务，从而让列表只呈现当前可执行的行动。如需检查所有下一步行动（包括已推迟或受阻的事项），请使用情境、项目或搜索。
焦点如何对可执行行动排序
焦点会先判断任务是否可执行，然后对可见的行动进行排序：
- 今日焦点显示你明确设为今日焦点的任务。你可以手动将它们排列成计划执行的顺序——在桌面端拖动抓取手柄，或在移动端使用分区标题上的重新排序开关。当焦点排序采用默认设置时，会应用这个手动顺序；该顺序会在设备间同步，并且任务在离开焦点前会一直保持其位置。
- 今天/日程显示已逾期、今日截止或今日开始的可执行
next任务。它们先按最早的截止/开始时间排序，然后在启用优先级时按优先级排序，最后按最早创建日期排序。 - 下一步行动显示其余可执行的
next任务。默认顺序为：- 即将截止的任务优先，截止日期越早越靠前（目前指未来 30 天内截止）
- 无日期的行动其次
- 距离截止日期较远的行动最后，截止日期越早越靠前
- 在同一组内：启用优先级时先按优先级，然后依次按开始时间、最早创建日期、标题和 id 排序
- 待回顾显示回顾日期已到的任务。查看某个事项后，可以清除其回顾日期（标记为已回顾），或使用一周后回顾将其推迟；桌面端可从任务的快捷操作菜单执行，移动端可长按该行执行。
开始日期是 Mindwtr 的推迟/计划日期字段。焦点始终隐藏未来开始的任务，直到其开始日；下一步行动列表会在“已隐藏（未来开始）”提示中统计这些任务，并提供显示开关，让你可以提前查看。顺序项目还会限制焦点只显示该项目或分区中第一个可执行的行动，因此在前一步不再造成阻塞之前，后续行动不会显示在焦点中。
时间估算和精力是焦点的筛选及分组选项，而不是默认排序键。按情境、项目、领域、精力或优先级分组会改变视觉分组；这些组内的任务仍采用相同的可执行性判断和下一步行动排序。
情境筛选
- 前往焦点或情境视图
- 选择一个情境标签（例如 @home）
- 只查看该情境下的任务
今日焦点
为任务加星，将其设为今日优先事项，数量不超过你配置的焦点上限：
- 桌面端： 点击星形图标
- 移动端： 点击星形徽章
每日工作流
早晨
- 打开焦点视图，查看今日优先事项
- 设定当天的焦点任务，数量不超过你配置的焦点上限
- 开始处理第一个任务（标记为焦点）
一天之中
- 将新事项收集到收集箱
- 切换地点时，查看按情境筛选的列表
- 将已完成的任务标记为完成
一天结束时
- 快速浏览收集箱（有时间就处理）
- 查看明天的日历
- 更新所有进行中的任务
重复任务
通过任务编辑器的重复字段设置重复任务。选择每天、每周、每月或每年重复，然后选择任务是按固定日程重复，还是完成后再重复。
Mindwtr 只保留一个处于活跃状态的重复任务实例。未来的任务不会预先生成为真实任务；完成当前任务时，下一项任务才会出现。如需规划预览，可以启用在日历中显示下一次重复。
重复任务示例：
- 每周：“回顾项目状态”
- 每天：“检查电子邮件 @computer”
- 每月：“查看订阅”
设置步骤和选项详情参见重复任务。
成功秘诀
信任你的系统
- 立即收集一切
- 定期处理
- 不要跳过每周回顾
保持简单
- 不要过度组织
- 一开始少量使用情境
- 只在需要时增加复杂性
培养习惯
- 在固定时间进行每周回顾
- 定期处理收集箱
- 使用一致的收集方式