Mindwtr 的 GTD 工作流程
本指南說明如何使用 Mindwtr 的功能實行 GTD 方法。
概覽
Mindwtr 直接對應 GTD 概念：
| GTD 概念 | Mindwtr 功能 |
|---|---|
| 收集箱 | 收集箱檢視 |
| 釐清 | 處理精靈 |
| 下一步行動 | 「專注」顯示可用行動；「情境」／「專案」／「搜尋」顯示完整清單 |
| 專案 | 專案檢視 |
| 等待中 | 等待中檢視（狀態：waiting） |
| 將來/也許 | 將來/也許檢視（狀態：someday） |
| 行事曆 | 行事曆檢視（有截止日期的任務） |
| 每週回顧 | 回顧精靈 |
實用模式
以下模式能讓系統保持輕巧：
- 將下一步行動寫成可見的具體動作：「打電話給保險公司」比「處理保險」好。
- 將專案支援資料放在專案筆記中。不要讓目前還無法執行的未來行動塞滿「專注」。
- 將大型任務拆成小塊或限定時段，例如「花 30 分鐘整理照片」。
- 以情境表示工具、地點、精力與人物：
@phone、@errands、#focused、@Alex。 - 將已委派工作放入「等待中」，並設定跟進日期或人物情境。
- 讓行事曆只保留硬性時程：約會、截止期限與特定時間的承諾。
- 在每週回顧中，將已可執行的未來專案筆記提升為真正的下一步行動。
- 想讓系統精簡，每個專案只選一項下一步行動；只有行動確實可平行進行時，才同時選擇多項。
1. 收集（收集箱）
快速收集
- **桌面版：**在底部輸入欄輸入，或在應用程式取得焦點時按
a。o也能開啟新增任務。 - **行動版：**點選「收集箱」分頁的輸入欄
- **思緒清理：**需要收集工作、家庭、人物、跑腿及將來想法等未完成事項時，使用引導式提示
快速新增語法
收集時立即加入情境：
Call plumber @phone @home
Buy groceries @errands /due:saturday
Research topic #focused +WorkProject
Sort receipts /energy:low原則
收集所有事情。不要篩選、評斷或整理，先讓它離開你的腦袋。
2. 釐清（處理精靈）
開始處理
- **桌面版：**按一下「處理收集箱」按鈕
- **行動版：**點選「處理收集箱」按鈕
工作流程
flowchart TD
A[Item from Inbox] --> B{Is it actionable?}
B -->|No| C{What is it?}
C -->|Trash| D[Delete]
C -->|Future idea| E[Someday/Maybe]
C -->|Reference| F[Add to notes]
B -->|Yes| G{Less than 2 min?}
G -->|Yes| H[Do it now → Done]
G -->|No| I{Who should do it?}
I -->|I'll do it| J[Add contexts → Next Actions]
I -->|Delegate| K[Add note → Waiting For]決策點
可以採取行動嗎？
- 不行 → 刪除、移至「將來/也許」，或加入為參考資料
- 可以 → 繼續
需要多個步驟嗎？
- 是 → 將收集項目轉為專案：命名並定義下一步行動，再視需要加入更多後續行動。這些行動會在已連結專案的狀態下回到收集箱，讓每一項都能各自經過釐清流程
- 否 → 繼續作為單一行動
能在 2 分鐘內完成嗎？
- 是 → 立刻去做，標示為「已完成」
- 否 → 繼續
該由誰執行？
- 我來做 → 選擇情境，移至「下一步行動」
- 委派 → 加入等待筆記，移至「等待中」
指派專案？（選用）
- 將相關任務連結至專案
3. 整理
任務狀態
| 狀態 | 意義 | 檢視 |
|---|---|---|
inbox | 尚未處理 | 收集箱 |
next | 已可接著執行 | 專注 |
waiting | 已委派／受阻 | 等待中 |
someday | 未來／也許 | 將來/也許 |
done | 最近完成 | 已完成 |
archived | 已完成並歸檔 | 已歸檔 |
「已完成」與「已歸檔」都是關閉狀態，但用途不同：
- 已完成是近期完成記錄，適合保留可能會在每日或每週回顧中查看的任務。
- 已歸檔是已收存的歷史。已歸檔任務不會出現在一般任務清單中，但仍能在「已歸檔」檢視中搜尋、還原或永久刪除。
- 自動歸檔可在設定天數後，將已完成任務移至已歸檔。若想讓「已完成」永久保留所有完成項目，請設為永不。
情境與標籤
加入情境，依可執行任務的地點篩選：
地點情境（@）：
@home、@work、@errands、@anywhere@computer、@phone、@agendas
標籤（#）：
#focused：深度工作#lowenergy：簡單任務#creative：腦力激盪#routine：重複性任務
人員
以「人員」管理已委派或以人物為中心的工作。任務的受指派者會用於「等待中」清單、建議與 assigned: 搜尋；人員管理器則讓你保留可重複使用的姓名、筆記與參考連結，不必將每個人都變成情境標籤。刪除人員會保留其任務並清除受指派者，不會刪除工作。
從指派給欄位，或設定 -> 管理 -> 人員建立人員。從領域選擇器，或設定 -> 管理 -> 領域建立領域。確切路徑請參閱領域與人員。
專案
為需要多個步驟的成果建立專案：
- 前往「專案」檢視
- 建立新專案並命名；也可直接在建立表單中選擇領域（預設為目前篩選中的領域）
- 將任務加入專案
- （選用）建立分區，依階段或子成果為任務分組
- 切換循序／平行模式：
- **循序：**只有第一項任務會顯示在「專注」檢視
- **平行：**所有任務都會顯示在「專注」檢視
刪除專案或領域時，會保留其中的任務。Mindwtr 會將這些工作解除指派，而不會連帶刪除。
專案分區
專案分區是單一專案內的細分區域。專案有自然階段、里程碑或工作流，而平面任務清單難以瀏覽時，可使用分區。
例如推出網站可設有設計、開發與內容等分區。它們不是獨立專案，也不是子任務，而是同一項專案成果內的整理標題。
任務的專案分區欄位會將任務指派至其專案的其中一個分區。任務必須先屬於設有分區的專案，此欄位才有作用。未指派的任務或沒有分區的專案，請將欄位留空。
循序專案可採用整個專案或分區範圍。若專案有互相獨立的階段或工作流，請使用分區範圍：Mindwtr 會顯示各分區中第一項可用任務，而不是讓整個專案都被一項任務擋住。
截止日期與提醒
- 以截止日期表示期限
- 以開始日期表示何時開始
- 以回顧日期（提醒）安排定期檢視
日期與狀態的差異
Mindwtr 將任務狀態與任務日期分開。狀態是你選擇的 GTD 階段，例如 inbox、next、waiting 或 someday。日期控制任務在何時及因何原因出現；日期到來本身永遠不會改變任務狀態。
編輯時有一項刻意設計的捷徑：為收集箱項目設定開始日期，代表你已經釐清它——你已決定何時可以行動——因此 Mindwtr 會在設定日期時將它移至 next，如同為收集箱項目加上星號。如果在同一次編輯中選擇狀態，則以你的選擇為準；someday 或 waiting 任務設定日期後，一律保持原有狀態：有日期的「將來」項目是提醒，有日期的「等待中」項目是跟進提醒。
- 開始日期是延後／可用性的門檻。未來的開始日期預設會在「專注」中隱藏任務。日期到來時，任務會以原有狀態再次出現。
- 回顧日期是提醒。日期到來時，Mindwtr 會在支援待回顧項目的檢視中顯示任務，供你重新考慮；在你作出決定前，不會改變任何內容。
- 截止日期是期限。隨著日期接近或過期，Mindwtr 會透過顯示、提醒與排序壓力強調期限，但狀態維持不變。
部分處理動作會同時設定狀態與日期——處理收集箱時選擇稍後，會將項目移至 next 並設定開始日期；直接為收集箱項目設定開始日期也是如此。此後日期只控制可見性，永遠不會再次改變狀態。
相對開始提前時間
開始日期應與截止日期保持連動時，請使用開始提前時間。例如，星期五截止的任務可以提前兩天開始；下午 5:00 截止的任務可以提前三小時開始。提前時間為 0 代表任務在截止日當天開始，適合在到期前不應出現的重複例行工作。
任務設有截止日期與開始提前時間時，Mindwtr 會將偏移量視為單一真實來源。移動截止日期會以相同偏移量重新計算開始日期；產生下一個重複任務時也會保留相同的提前時間。
如果工作必須在特定行事曆日期開始，不應隨期限移動，請改用固定開始日期。
4. 回顧（每週回顧）
開始回顧
- **桌面版：**前往側邊欄中的「每週回顧」
- **行動版：**點選底部列的「回顧」分頁
步驟
處理收集箱
- 清除所有收集箱項目
- 目標：收集箱歸零
- 使用回顧中的「處理收集箱」動作，在每週回顧中執行一般釐清工作流程
回顧行事曆
- 回顧過去 2 週，尋找遺漏的跟進事項
- 查看未來 2 週，確認準備需求
等待中
- 檢視已委派項目
- 視需要傳送提醒
回顧專案
- 確認每個專案都有下一步行動
- 將完成的專案標示為「已完成」
將來/也許
- 回顧孵化中的想法
- 啟用或刪除項目
最佳做法
每週在相同時間與地點安排 30 至 90 分鐘。
執行
選擇要處理的工作
使用專注檢視查看：
- 今日的專注任務（加上星號的項目）
- 下一步行動（依情境篩選或一般清單）
- 逾期項目
- 今日到期項目
「專注」不是完整清單檢視。它會隱藏未來才開始的任務，以及循序專案中較後面的任務，讓清單反映目前可執行的行動。若要檢查所有下一步行動，包括延後或受阻的項目，請使用情境、專案或搜尋。
「專注」如何排序可用行動
「專注」會先判斷任務是否可用，再排序可見行動：
- 今日專注顯示你明確選為今天要做的任務。你可以手動依計畫的執行順序排列：桌面版拖曳把手；行動版使用區段標題上的重新排序切換鈕。手動順序會在「專注」採用預設排序時生效、跨裝置同步，且任務離開「專注」前會保留位置。
- 今日／排程顯示逾期、今天到期或今天開始的可用
next任務。順序依次為最早的截止／開始時間、啟用優先順序時的優先順序，再來是最早建立日期。 - 下一步行動顯示其餘可用的
next任務。預設順序為：- 即將到期者優先，並以最早截止日期優先（目前指未來 30 天內到期）
- 接著是沒有日期的行動
- 最後是距離較遠的未來到期行動，並以最早截止日期優先
- 同一組內依次比較：啟用時的優先順序、開始時間、最早建立日期、標題及 id
- 待回顧顯示回顧日期已到的任務。檢視後，可以清除回顧日期（標示為已回顧），或選擇一週後回顧延後；桌面版從任務的快速動作選單操作，行動版則長按該列。
開始日期是 Mindwtr 用來延後／規劃日期的欄位。「專注」一定會隱藏未來才開始的任務，直到開始日；「下一步行動」清單會在「已隱藏（未來開始）」通知中計算這些任務，想提前查看時可開啟顯示。循序專案也會限制「專注」只顯示該專案或分區中第一項可用行動，讓後續行動在前一步不再阻擋前，都不會進入「專注」。
預估時間與精力是「專注」的篩選與分組選項，不是預設排序鍵。依情境、專案、領域、精力或優先順序分組，只會改變視覺群組；群組內的任務仍採用相同的可用性與下一步行動順序。
情境篩選
- 前往專注或情境檢視
- 選擇情境方塊（例如 @home）
- 只查看該情境的任務
今日專注
將任務標上星號，作為今日優先事項，數量不超過設定的專注上限：
- **桌面版：**按一下星號圖示
- **行動版：**點選星號徽章
每日工作流程
早上
- 開啟專注檢視，查看今日優先事項
- 設定當日專注任務，數量不超過設定的專注上限
- 開始處理第一項（標示為「專注」）
一天之中
- 將新項目收進收集箱
- 更換地點時，查看依情境篩選的清單
- 將完成的任務標示為「已完成」
一天結束時
- 快速查看收集箱（有時間就處理）
- 回顧明天的行事曆
- 更新任何進行中的任務
重複任務
從任務編輯器的重複欄位設定重複任務。選擇每天、每週、每月或每年重複，再選擇保持固定排程，或於完成後重複。
Mindwtr 只會保留一個使用中的重複任務。未來發生時間不會預先建立為真正的任務；完成目前任務後，才會出現下一項。若需要規劃預覽，可開啟在行事曆顯示下一次發生時間。
重複任務範例：
- 每週：「檢視專案狀態」
- 每天：「Check email @computer」
- 每月：「檢視訂閱」
設定步驟與選項詳情，請參閱重複任務。
成功使用的技巧
信任你的系統
- 立即收集所有事情
- 定期處理
- 不要略過每週回顧
保持簡單
- 不要過度整理
- 一開始少量使用情境
- 只在需要時增加複雜度
建立習慣
- 每週在相同時間回顧
- 定期處理收集箱
- 採用一致的收集方式