Mindwtr 的 GTD 工作流程

本指南說明如何使用 Mindwtr 的功能實行 GTD 方法。

想直接看看這套方法如何運作？觀看附英文旁白的 GTD 操作導覽，以及影片庫中的其他影片。

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概覽

Mindwtr 直接對應 GTD 概念：

GTD 概念	Mindwtr 功能
收集箱	收集箱檢視
釐清	處理精靈
下一步行動	「專注」顯示可用行動；「情境」／「專案」／「搜尋」顯示完整清單
專案	專案檢視
等待中	等待中檢視（狀態：waiting）
將來/也許	將來/也許檢視（狀態：someday）
行事曆	行事曆檢視（有截止日期的任務）
每週回顧	回顧精靈

開啟互動式圖表

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實用模式

以下模式能讓系統保持輕巧：

• 將下一步行動寫成可見的具體動作：「打電話給保險公司」比「處理保險」好。
• 將專案支援資料放在專案筆記中。不要讓目前還無法執行的未來行動塞滿「專注」。
• 將大型任務拆成小塊或限定時段，例如「花 30 分鐘整理照片」。
• 以情境表示工具、地點、精力與人物：@phone、@errands、#focused、@Alex。
• 將已委派工作放入「等待中」，並設定跟進日期或人物情境。
• 讓行事曆只保留硬性時程：約會、截止期限與特定時間的承諾。
• 在每週回顧中，將已可執行的未來專案筆記提升為真正的下一步行動。
• 想讓系統精簡，每個專案只選一項下一步行動；只有行動確實可平行進行時，才同時選擇多項。

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1. 收集（收集箱）

收集箱彙集所有領域的事項，包括尚未分配領域的事項。在桌面版和行動版，領域篩選不會限制收集箱清單、數量或處理收集箱佇列。你可以保持選取工作，同時處理剛收集的無領域事項。整理時按需分配領域即可，收集時不必先分類。

快速收集

• 桌面版：在底部輸入欄輸入，或在應用程式取得焦點時按 a。o 也能開啟新增任務。
• 行動版：點選「收集箱」分頁的輸入欄
• 思緒清理：需要收集工作、家庭、人物、跑腿及將來想法等未完成事項時，使用引導式提示

快速新增語法

收集時立即加入情境：

Call plumber @phone @home
Buy groceries @errands /due:saturday
Research topic #focused +WorkProject
Sort receipts /energy:low

原則

收集所有事情。不要篩選、評斷或整理，先讓它離開你的腦袋。

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2. 釐清（處理精靈）

開始處理

• 桌面版：按一下「處理收集箱」按鈕
• 行動版：點選「處理收集箱」按鈕

完善標題

標題在處理精靈的每一步都可以編輯，並且能辨識與收集時相同的快速新增語法：

• @context, #tag, !Area, +Existing Project, %Person
• /energy:, /priority:, /start:, /due:, /review:, /note:, /link:

輸入的情境與標籤會加到你已選取的項目上，不會取代它們。處理時會忽略 /waiting 之類的狀態指令——狀態由你在工作流程中選擇的去向決定。若 +Name 沒有對應的既有專案，它會留在標題中；處理過程絕不會因為一個指令而建立專案。

在桌面版，每開啟一則項目時游標就落在標題末尾，因此你按下的第一個鍵是在完善這則收集，而不是覆蓋它。

在桌面版或行動版處理條目時，你會在相似任務下看到最多三條標題相同或用詞高度重合的既有任務，包括已完成和已封存的任務。你可以先查看它們的標題和狀態，再決定如何處理目前的條目。這項提示在離線且關閉 AI 時也能使用，不會更改你的任務。

工作流程

flowchart TD
    A[Item from Inbox] --> B{Is it actionable?}
    B -->|No| C{What is it?}
    C -->|Trash| D[Delete]
    C -->|Future idea| E[Someday/Maybe]
    C -->|Reference| F[Add to notes]
    C -->|Not yet| N[擇日再看 → 回到本流程]
    B -->|Yes| P{More than one step?}
    B -->|Yes, but not yet| S[Start later → start date, Next Actions]
    P -->|Yes| Q[Make it a project → name it, then its first next action]
    P -->|No| G{Less than 2 min?}
    G -->|Yes| H[Do it now → Done]
    G -->|No| I{Who should do it?}
    I -->|I'll do it| J[Add contexts → Next Actions]
    I -->|Delegate| K[Add note → Waiting For]

決策點

可以採取行動嗎？

• 不行 → 刪除、加入為參考資料、移至「將來/也許」，或選擇擇日再看：挑一個日期，屆時這則會回到本流程，讓你重新決定
• 可以 → 繼續，或選擇稍後開始，為一件已經想清楚的行動設定開始日期並歸入「下一步行動」

將來/也許、稍後開始，還是擇日再看？ 三者都會先把事項放到一邊，但方式不同：

• 將來/也許：不設日期地擱置。你會在「將來/也許」清單或每週回顧中再次看到它。
• 稍後開始：仍然是下一步行動，只是在開始日期之前隱藏。到了那一天，它會自行出現在「專注」與「下一步行動」中。
• 擇日再看：「將來/也許」加上一個回顧日期。到了那一天，該事項會再次進入這一輪釐清流程，並標記為回來重新釐清，讓你重新決定。在此之前它一直留在「將來/也許」，不會回到收集箱。

需要多個步驟嗎？

• 是 → 將收集項目轉為專案：命名並定義下一步行動，再視需要加入更多後續行動。這些行動會在已連結專案的狀態下回到收集箱，讓每一項都能各自經過釐清流程
• 否 → 繼續作為單一行動

能在 2 分鐘內完成嗎？

• 是 → 立刻去做，標示為「已完成」
• 否 → 繼續

該由誰執行？

• 我來做 → 選擇情境，移至「下一步行動」
• 委派 → 加入等待筆記，移至「等待中」

指派專案？（選用）

• 將相關任務連結至專案

選擇參考資料時，同一步驟會同時提供領域與專案選擇器，筆記因此可以一步歸到該去的位置，不必再編輯一次。選定專案後，領域選擇器會隱藏，因為專案已經決定了這則筆記的歸屬。

參考資料也會出現在每個任務列的狀態選單與任務編輯器中，因此任何任務隨時都能變成參考筆記，不必經過收集箱處理流程。

實例：分兩步完成的一件事

汽車安全召回通知寄到了。你收集了一條 汽車安全召回通知，它進入收集箱。處理它需要兩個行動——先打電話給經銷商，之後再把車開過去——所以在處理時應該把它變成項目，而不是一條任務。點擊 處理收集箱，然後：

1. 第一頁是 先澄清任務內容。如果描述含糊，先改寫，然後點擊 下一步。
2. 是否可執行？ 點擊 是的，可執行。
3. 是否超過一步？ 點擊 是，設為項目。
4. 為項目命名——汽車安全召回——並在 下一步行動 中寫出第一個真正的行動：致電經銷商預約召回檢修。
5. 點擊 再新增一個行動，寫出後續步驟：把車開去做召回檢修。
6. 點擊 創建項目並添加下一步。

Mindwtr 會建立項目，把你收集的內容變成它的第一個下一步行動，並把後續步驟連同已關聯的項目送回收集箱，讓你單獨澄清它——包括預約日期，等你拿到之後再填。接著處理會繼續到下一條收集箱事項。如果某個後續步驟今天還無法確定，就先不寫，打完電話再收集；項目會一直讓這個結果保持可見，直到沒有事情剩下。

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3. 整理

任務狀態

狀態	意義	檢視
inbox	尚未處理	收集箱
next	已可接著執行	專注
waiting	已委派／受阻	等待中
someday	未來／也許	將來/也許
done	最近完成	已完成
archived	已完成並歸檔	已歸檔

「已完成」與「已歸檔」都是關閉狀態，但用途不同：

• 已完成是近期完成記錄，適合保留可能會在每日或每週回顧中查看的任務。
• 已歸檔是已收存的歷史。已歸檔任務不會出現在一般任務清單中，但仍能在「已歸檔」檢視中搜尋、還原或永久刪除。「已歸檔」檢視也提供「任務 | 專案」切換，可檢視已歸檔專案並在其中還原或刪除。
• 自動歸檔可在設定天數後，將已完成任務移至已歸檔。若想讓「已完成」永久保留所有完成項目，請設為永不。

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將來/也許區段

你可以用命名區段，把較長的將來/也許清單依旅行、書籍或家庭等主題整理。為將來任務指定區段時可直接新增，也可在設定 → 管理 → 將來區段中調整名稱與順序。建立第一個區段後，清單會自動依區段分組；之後仍保留你選擇的分組方式。刪除或重新命名區段不會刪除任務，區段指派會同步到支援的裝置。

在行動版，新增分區… 位於「將來/也許」的數量統計旁。在桌面版和行動版的「將來/也許」與「等待」檢視中，點選專案標題可摺疊或展開專案清單，摺疊後仍顯示數量。現有領域篩選也適用於這些專案。摺疊僅改變目前檢視，不會變更專案狀態或同步資料。

情境與標籤

加入情境，依可執行任務的地點篩選：

地點情境（@）：

• @home、@work、@errands、@anywhere
• @computer、@phone、@agendas

標籤（#）：

• #focused：深度工作
• #lowenergy：簡單任務
• #creative：腦力激盪
• #routine：重複性任務

人員

以「人員」管理已委派或以人物為中心的工作。任務的受指派者會用於「等待中」清單、建議與 assigned: 搜尋；人員管理器則讓你保留可重複使用的姓名、筆記與參考連結，不必將每個人都變成情境標籤。刪除人員會保留其任務並清除受指派者，不會刪除工作。

從指派給欄位，或設定 -> 管理 -> 人員建立人員。從領域選擇器，或設定 -> 管理 -> 領域建立領域。確切路徑請參閱領域與人員。

專案

為需要多個步驟的成果建立專案：

1. 前往「專案」檢視
2. 建立新專案並命名；也可直接在建立表單中選擇領域（預設為目前篩選中的領域）
3. 將任務加入專案
4. （選用）建立分區，依階段或子成果為任務分組
5. 切換循序／平行模式：
   • 循序：只有第一項任務會顯示在「專注」檢視
   • 平行：所有任務都會顯示在「專注」檢視

刪除專案或領域時，會保留其中的任務。Mindwtr 會將這些工作解除指派，而不會連帶刪除。

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專案分區

專案分區是單一專案內的細分區域。專案有自然階段、里程碑或工作流，而平面任務清單難以瀏覽時，可使用分區。

例如推出網站可設有設計、開發與內容等分區。它們不是獨立專案，也不是子任務，而是同一項專案成果內的整理標題。

任務的專案分區欄位會將任務指派至其專案的其中一個分區。任務必須先屬於設有分區的專案，此欄位才有作用。未指派的任務或沒有分區的專案，請將欄位留空。

循序專案可採用整個專案或分區範圍。若專案有互相獨立的階段或工作流，請使用分區範圍：Mindwtr 會顯示各分區中第一項可用任務，而不是讓整個專案都被一項任務擋住。使用分區範圍時，完成某個分區的最後一項下一步行動後，Mindwtr 會針對該分區詢問「下一步行動是什麼？」，就像完成整個專案的最後一項行動時一樣。

這個提示框還會提供保存並編輯。它會儲存後續任務並開啟任務編輯器；你可以加入日期、設定選用的優先順序，或將狀態改為收集箱。新任務預設為同一專案和分區中的下一步行動，明確輸入的快速新增指令仍會生效。添加下一步行動仍保留現有的快速儲存流程。

循序 → 跨區段依預設排序下的手動順序選擇任務：先依區段順序，再依各區段內的任務順序，無區段排在最後。移動區段或任務會改變執行順序；依標題、優先順序或日期排序只改變顯示方式。區段內仍會分別選擇各區段的任務；已加星任務、到期日和回顧日期的現有例外規則維持不變。

截止日期與提醒

• 以截止日期表示期限
• 以開始日期表示何時開始
• 以回顧日期（提醒）安排定期檢視

對於有到期時間的任務，可將重複提醒設為 5、10、15、30 或 60 分鐘。對於設有開始時間或到期日的任務，略過提醒會關閉開始與到期提醒，但不會將任務從「專注」或其他清單中移除。

日期與狀態的差異

Mindwtr 將任務狀態與任務日期分開。狀態是你選擇的 GTD 階段，例如 inbox、next、waiting 或 someday。日期控制任務在何時及因何原因出現；日期到來本身永遠不會改變任務狀態。

編輯時有一項刻意設計的捷徑：為收集箱項目設定開始日期，代表你已經釐清它——你已決定何時可以行動——因此 Mindwtr 會在設定日期時將它移至 next，如同為收集箱項目加上星號。如果在同一次編輯中選擇狀態，則以你的選擇為準；someday 或 waiting 任務設定日期後，一律保持原有狀態：有日期的「將來」項目是提醒，有日期的「等待中」項目是跟進提醒。

• 開始日期是延後／可用性的門檻。未來的開始日期預設會在「專注」中隱藏任務。日期到來時，任務會以原有狀態再次出現。如果開始日期帶有具體時間，下一步行動會將任務隱藏到那個時刻——下午 5 點才能開始的任務不會一早就佔據清單；今日區塊仍會依時間列出它。未來 7 天內其他日期的開始日期仍會在「專注」的即將到來區塊中預覽，因此延後到期時絕不會毫無預警。
• 回顧日期是提醒。日期到來時，Mindwtr 會在支援待回顧項目的檢視中顯示任務，供你重新考慮；在你作出決定前，不會改變任何內容。
• 截止日期是期限。隨著日期接近或過期，Mindwtr 會透過顯示、提醒與排序壓力強調期限，但狀態維持不變。

部分處理動作會同時設定狀態與日期——處理收集箱時選擇稍後，會將項目移至 next 並設定開始日期；直接為收集箱項目設定開始日期也是如此。此後日期只控制可見性，永遠不會再次改變狀態。

已規劃但尚無法執行

有些工作你已經確定要做，卻還無法動手。Mindwtr 刻意不為這類工作設立專屬狀態：「還不能做」說明的是順序或時機，而不是另一種 GTD 狀態。

若這項任務在等待同一專案中較早的步驟，請讓它維持 next，並將專案切換為循序模式。只有第一項未完成的任務會進入「專注」與下一步行動，其餘任務留在專案檢視中，標示為順序中的後續步驟，整條流程都有紀錄，卻不會塞滿你的行動清單。當專案含有彼此獨立的工作流時，分區範圍會在每個階段內發揮相同作用。

若這項任務等待的是某個日期，請為它設定開始日期。在那一天到來前，它不會出現在「專注」與下一步行動中，時間一到便以原有狀態重新出現。這代表可執行性，而非期限——只有在工作確實有期限時才加上截止日期。相鄰的兩個狀態請保留給它們真正的意義：someday 是你尚未承諾的工作，waiting 是被他人擋住的工作。

相對開始提前時間

開始日期應與截止日期保持連動時，請使用開始提前時間。例如，星期五截止的任務可以提前兩天開始；下午 5:00 截止的任務可以提前三小時開始。提前時間為 0 代表任務在截止日當天開始，適合在到期前不應出現的重複例行工作。

任務設有截止日期與開始提前時間時，Mindwtr 會將偏移量視為單一真實來源。移動截止日期會以相同偏移量重新計算開始日期；產生下一個重複任務時也會保留相同的提前時間。

如果工作必須在特定行事曆日期開始，不應隨期限移動，請改用固定開始日期。

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4. 回顧（每週回顧）

開始回顧

• 桌面版：前往側邊欄中的「每週回顧」
• 行動版：點選底部列的「回顧」分頁

步驟

1. 處理收集箱

   • 清除所有收集箱項目
   • 目標：收集箱歸零
   • 使用回顧中的「處理收集箱」動作，在每週回顧中執行一般釐清工作流程

2. 回顧行事曆

   • 回顧過去 2 週，尋找遺漏的跟進事項
   • 查看未來 2 週，確認準備需求

3. 等待中

   • 檢視已委派項目
   • 視需要傳送提醒

4. 回顧專案

   • 確認每個專案都有下一步行動
   • 將完成的專案標示為「已完成」

5. 將來/也許

   • 回顧孵化中的想法
   • 啟用或刪除項目

最佳做法

每週在相同時間與地點安排 30 至 90 分鐘。

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執行

選擇要處理的工作

使用專注檢視查看：

• 今日專注：開始日期已到的加星任務
• 今日：逾期、今天到期或今天開始的下一步行動
• 下一步行動：其他目前可執行的行動
• 待回顧：回顧日期已到的未完成承諾
• 即將到來：未來 7 天內開始或重複出現的下一步行動

「專注」不是完整清單檢視。它會把未來才開始的任務，以及循序專案中較後面的任務排除在可執行清單之外，讓這些清單反映目前可執行的行動。若要檢查所有下一步行動，包括延後或受阻的項目，請使用情境、專案或搜尋。

在桌面端或行動端「專注」頂部使用僅顯示今日焦點，即可保持今日專注展開，並摺疊今天、下一步、待回顧、即將到來和待回顧專案。區段標題和數量仍然可見，可以個別展開任意區段；展開各區段可將它們全部展開。每台裝置會記住自己的摺疊狀態。桌面端會用它取代僅顯示前三項，不會限制或改變已加星的任務。

範例：讓專案中的零散想法易於管理

1. 建立一個房屋維修專案，將檢查漏水的水龍頭和比較油漆顏色記為指派給該專案的收集箱任務，也可以把初步想法留在專案筆記中。
2. 準備動手時，再處理漏水水龍頭這項任務，把它變成下一步行動，並加星號作為今天的優先事項。另一項任務先留在收集箱，直到你決定它的下一步。已經決定要做的專案也可以包含尚未處理的想法，不必都放入將來/也許。
3. 開啟日程（專注），選擇僅顯示今日焦點來摺疊其他分區。沒有日期的下一步行動是可供選擇的工作，並不表示今天必須全部完成。對於必須依序執行的專案步驟，順序專案通常一次只顯示一項下一步行動。星號、截止日期或回顧日期仍可能讓其他項目進入專注。
4. 對於每週四打掃廚房，把首次開始日期設為下一個週四，並選擇每週四重複。開始日期到來之前，任務不會進入專注的可執行清單；完成後會推進到下一次。即將到來仍可能預覽它，你也可以摺疊這個分區。真正有期限時才使用截止日期。
5. 想以後重新考慮一個想法時，選擇擇日再看並設定回顧日期。等待期間可以在將來/也許或搜尋中找到它。到了回顧日期，它會在處理收集箱中以回來重新釐清的形式出現，並在你決定怎麼做之前保持將來狀態，不會自動變成下一步行動。再次記下同一個想法前，先檢查這些清單。

「專注」如何排序可用行動

「專注」會先判斷任務是否可用，再排序可見行動：

「專注」區段依序為：今日專注 → 今日 → 下一步行動 → 待回顧 → 即將到來。

1. 今日專注顯示你明確選為今天要做的任務。你可以手動依計畫的執行順序排列：桌面版拖曳把手；行動版使用區段標題上的重新排序切換鈕。手動順序會在「專注」採用預設排序時生效、跨裝置同步，且任務離開「專注」前會保留位置。

2. 今日／排程顯示逾期、今天到期或今天開始的可用 next 任務，包含開始時間在今天稍後的，這些項目會顯示各自的開始時間，直到時間到來。順序依次為最早的截止／開始時間、啟用優先順序時的優先順序，再來是最早建立日期。

   「今日」先列出目前可執行的任務；如果還有今天尚未到開始時間的任務，再顯示今天稍後分組。各組保留所選排序。開始時間一到，任務會自動移回「今日」主清單，分組為空時自動隱藏。只設日期、沒有時間的任務仍在主清單中。此變化不新增設定，也不改變「今日專注」或「即將到來」。

3. 下一步行動顯示其餘可用的 next 任務。預設順序為：

   • 即將到期者優先，並以最早截止日期優先（目前指未來 30 天內到期）
   • 接著是沒有日期的行動
   • 最後是距離較遠的未來到期行動，並以最早截止日期優先
   • 同一組內依次比較：啟用時的優先順序、開始時間、最早建立日期、標題及 id

4. 待回顧顯示回顧日期已到的任務。檢視後，可以清除回顧日期（標示為已回顧），或選擇一週後回顧延後；桌面版從任務的快速動作選單操作，行動版則長按該列。 「待回顧」是與每週回顧及到期日期提醒分開的提醒清單。回顧日期已到的 next 任務仍可能顯示在這裡；調整區段順序不會移動它。

5. 即將到來顯示未來 7 天內會出現的 next 任務：有未來開始日期的任務，或等待下一次到期或回顧日期的重複任務。你可以為未來開始的下一步行動加星號：它會留在此處直到開始日，再自動進入今日專注，此前不佔今天的專注名額。沒有開始日期的重複任務仍僅供預覽。

開始日期是 Mindwtr 用來延後／規劃日期的欄位。未來才開始的任務在開始日之前不會進入可執行清單；即將到來區塊就是內建的未來一週預覽，更遠的延後則可透過專案或搜尋查看。循序專案也會限制「專注」只顯示該專案或分區中第一項可用行動，讓後續行動在前一步不再阻擋前，都不會進入「專注」。

預估時間與精力是「專注」的篩選與分組選項，不是預設排序鍵。依情境、專案、領域、精力或優先順序分組，只會改變視覺群組；群組內的任務仍採用相同的可用性與下一步行動順序。

依以下方式分組下一步行動只會分組「下一步行動」，不會重新分組「今日專注」、「今日」、「待回顧」或「即將到來」。

情境篩選

1. 前往專注或情境檢視
2. 選擇情境方塊（例如 @home）
3. 只查看該情境的任務

今日專注

將任務標上星號，作為今日優先事項，數量不超過設定的專注上限：

• 桌面版：按一下星號圖示
• 行動版：點選星號徽章

今日專注會顯示開始日期已到的加星號任務，即使目前領域原本會隱藏它們。未來開始的下一步行動會保留星號並留在即將到來，今天不佔專注名額。已儲存篩選條件、篩選標籤與搜尋框仍會縮小可見清單。

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每日工作流程

早上

1. 開啟專注檢視，查看今日優先事項
2. 設定當日專注任務，數量不超過設定的專注上限
3. 開始處理第一項（標示為「專注」）

一天之中

1. 將新項目收進收集箱
2. 更換地點時，查看依情境篩選的清單
3. 將完成的任務標示為「已完成」

一天結束時

1. 快速查看收集箱（有時間就處理）
2. 回顧明天的行事曆
3. 更新任何進行中的任務

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重複任務

從任務編輯器的重複欄位設定重複任務。選擇每天、每週、每月或每年重複，再選擇保持固定排程，或於完成後重複。

Mindwtr 只會保留一個使用中的重複任務。未來發生時間不會預先建立為真正的任務；完成目前任務後，才會出現下一項。若需要規劃預覽，可開啟在行事曆顯示未來重複。

重複任務範例：

• 每週：「檢視專案狀態」
• 每天：「Check email @computer」
• 每月：「檢視訂閱」

設定步驟與選項詳情，請參閱重複任務。

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成功使用的技巧

信任你的系統

• 立即收集所有事情
• 定期處理
• 不要略過每週回顧

保持簡單

• 不要過度整理
• 一開始少量使用情境
• 只在需要時增加複雜度

建立習慣

• 每週在相同時間回顧
• 定期處理收集箱
• 採用一致的收集方式

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取消任務或專案

如果決定不再繼續，但希望保留紀錄，可以使用取消任務或取消專案。取消的任務保留在封存和搜尋中，標為已取消，不會計入完成數量。專案清單的已結束分組會區分已完成和已取消的專案。

取消專案會保留已完成的步驟，並取消剩餘待辦。重新啟用會還原隨該專案取消、且之後未被單獨修改的任務。參考資料、備註和附件會保留。取消原因可以寫在備註中，不要求填寫。

對於重複任務，取消重複系列會封存目前這一次，不再產生下一次。

使用取消功能並同步前，請先升級所有會寫入資料的裝置、自架伺服器和自動化用戶端。舊版可能遺失取消標記，把該紀錄解讀為已完成。

另請參閱

• GTD 概覽
• 情境與標籤
• 每週回顧